Tehnoloogiate kasutamine raamatupidajate töös

Lõputöö oli koostatud teemal Tehnoloogiate kasutamine raamatupidajate töös. Lõputöö eesmärk oli analüüsida tehnoloogiate kasutamist raamatupidamises, et välja selgitada raamatupidajate teadlikkus tehnoloogia arengust tingitud muutustest raamatupidajate töös ning teha järeldusi ja ettepanekuid raamatupidajate töö parendamiseks muutunud keskkonnas. Raamatupidamise ajalugu ulatub aastatuhandete taha, kui mesopotaamlased kasutasid väikeseid saviesemeid kaubaarvestuse pidamiseks. Tsivilisatsiooni algusest kuni 1494. aastani peeti inimeste poolt arvet ka muudel viisidel: savitahvitele kanti arvsümboleid, tehti koopagraveeringuid ning kõite külge sõlmi. Munk Luca Pacioli, kes on tuntud raamatupidamise isana, pani aluse kaasaegsele raamatupidamisele. Enda 1494. aastal avaldatud raamatus kirjeldab ta kahekordset kirjendamist raamatupidamises. Kahekordse kirjendamise süsteem on ka tänapäeva raamatupidamise lahutamatu osa, mida sisaldavad ka raamatupidamisprogrammid – iga tehingu kohta tuleb teha alati kaks kirjet, üks deebet ja teine kreedit. Tänapäeva raamatupidamist korraldab Eestis Raamatupidamisseadus ning Raamatupidamise Toimkonna juhendid. Peamisteks raamatupidamises kasutatavateks tehnoloogiateks on pilvepõhine raamatupidamistarkvara, plokiahela tehnoloogia, tehisintellekt, mille alaliik on masinõpe, ja suurandmed. Pilvepõhises raamatupidamistarkvaras tehakse raamatupidamisülesandeid pilves asuva tarkvara kaudu, millele pääsevad kasutajad ligi läbi interneti. Sinna saab üles laadida kõiki dokumente, millele pääseb ligi igal ajal ja kõikjal maailmas. Eestis on hetkel kõige populaarsem pilvepõhine raamatupidamistarkvara Merit Tarkvara, mille alla kuulub Merit Aktiva ja Merit Palk. Plokiahela tehnoloogia loodi krüptorahaga tehingute tegemiseks ilma kolmandate osapoolteta ning on internetipõhine jagatud pearaamat, millel pole omanikku. Plokiahelasse edastatud tehingud koondatakse kronoloogilises järjestuses ühte plokki. Iga tehtud kanne näitab digitaalse vara vahetust ahelas olevate osalejate vahel. Sinna salvestatud andmetele pääsevad ligi ainult need inimesed, kellel on juurdepääsuluba. Üheks plokiahela näiteks on krüptovääring Bitcoin. Tehisintellekt on selline arvutisüsteem, mis suudab jäljendada inimese intelligentsust. See suudab lahendada probleeme, õppida ja planeerida andmete analüüsi tulemusel, et neid käitumisi hiljem korrata. Seda tehnoloogiat kasutatakse raamatupidamises kõige sagedamini korduvate ülesannete täitmiseks. Tehisintellekti on nii kitsast kui ka tugevat. Tehisintellekti alla kuulub masinõpe, mis annab arvutitele võimaluse õppida nii, et neid ei pea detailselt programmeerima. Masinõpe kasutab tehisnärvivõrke, et töödelda ja analüüsida andmeid, mille tagajärjel hakkavad need võrgud tuvastama mustreid ja klassifitseerima neid andmetes sisalduvate elementide järgi. Samuti on masinõppel ka alamhulk, mida nimetatakse süvaõppeks. Süvaõpepe võrgud õpivad mitmekihiliste tehisnärvivõrkude andmehulkadest, masinõppe algoritmid nõuavad aga põhiliselt struktureeritud andmeid. Suurandmed on struktureerimata andmete kogumid, mis tulevad erinevates vormides erinevatest allikatest. Suurandmeid liigitatakse struktureerimata ja struktureeritud andmeteks. Struktureerimata andmed on korrastamata ja sisaldab sotsiaalmeedia allikatest kogutud andmeid. Struktureeritud andmeid haldab ettevõte juba enda andmebaasides ja tabelites ning on numbriline. Suurandmed aitavad kulusid täpselt reaalajas jälgida ja on seega ka perioodilise auditeerimise korral väga kasulikud. Suurandmete, analüütika ja muude tööriistade kombineerimine automatiseerib auditeerimisprotsessi ning aitab ka vähendada tavaliselt käsitsi auditeerimisel ettetulevaid vigu Raamatupidamine jätkub kindlasti koos tehnoloogiaga. Tuleviku raamatupidaja elukutset iseloomustab virtuaalne klientidega kohtumine, suurenenud kaugtöö tegemine, millele andis hoogu ka COVID-19 pandeemia, ja täiendav roll olles finantsnõustaja. Finantsnõustaja roll eeldab, et raamatupidajad on aktiivsemad, suudavad anda nõu ning prognoose ja lahendusi välja tuua. Samuti peab tuleviku raamatupidaja olema pädev tehnoloogia kasutaja, suutma vastu võtta uusi tehnoloogilisi lahendusi ja arenema koos sellega. Järgnevatel aastakümnetel kasvab kindlasti mobiilse raamatupidamise kasutuselevõtt, pilvandmetöötlus ja areneb ka kommunikatsioon tänu 5G mobiilisidevõrkudele. Kõik need annavad võimaluse raamatupidajale töötada ükskõik kus maailmas, erinevates nutiseadmetes ning parendab ka kommunikatsiooni klientide ja ettevõtte juhiga.. Ettevõtte raamatupidamises muutuste äratundmine, prognooside ja võimaluste välja toomine aitab raamatupidajatel oma juhatuse ja klientidega efektiivsemalt suhelda. Samuti võib raamatupidamisspetsialistile tulevikus edu ja kordaminekuid tuua äritegevuse, turunduse ja reklaami alal eneseharimine. Väga oluline on arendada ka oskusi haldus- juhtimis- ja analüütiliste ülesannete täitmiseks, et olla valmis veel suuremaks automatiseerimise tulevikuks. Raamatupidamistoimingud automatiseeruvad küll üha enam, kuid tehnoloogia ei asenda inimest täielikult mitte kunagi. Tehnoloogial puuduvad emotsioonid, eetika ja muud inimlikud oskused – alati on vaja inimest, kes kontrollib ja teeb lõpliku otsuse. Lõputöö empiirilise uuringu koostamisel kasutas autor deduktiivset uurimisstrateegiat ja kvantitatiivset andmekogumise meetodit. Empiirilise uuringu disainiks oli kaardistusuuring, uuringu objektiks Eesti raamatupidajad ja raamatupidamises kasutatavad tehnoloogilised lahendused ning uuringu instrumendiks oli veebipõhine küsimustik. Veebipõhise küsimustiku struktuuri koostamisel võeti eeskuju varasemalt koostatud Kadi Vinglase bakalaureusetöö „Tehnoloogia mõju raamatupidajate tööle ning raamatupidajate valmisolek tulevasteks muutuseks“ uuringu küsimustiku põhjast. Küsitlus viidi läbi Google Forms keskkonnas. Küsimustik sisaldas nii avatud, suletud kui ka Likerti skaala küsimusi. Andmeid analüüsiti kirjeldava statistika ja sisuanalüüsi abil, MS Exceli tabelitöötlusprogrammis. Tulemused esitati tabelite ja diagrammidena ning toodi lõputöös välja koos kirjeldava tekstiga. Samuti kasutati tulemuste esitamiseks standardhälvet ja aritmeetilist keskmist ehk keskväärtust. Küsimustik edastati 2022. aasta 3. oktoobril raamatupidamisbüroodele e-maili teel, avaldati www.raamatupidaja.ee veebileheküljel ning postitati Facebooki gruppi „Raamatupidajad ja finantsjuhid, raamatupidamine“. E-maili teel kontakteeruti 68 raamatupidamisteenust pakkuvate ettevõtetega, kelle kontaktid leiti Google otsingumootorit kasutades. Ettevõtetelt saadud info põhjal on nendes raamatupidamisbüroodes kokku umbes 700 raamatupidajat. Uuringule vastas 73 raamatupidajat erinevatest ettevõtetest. 2021. aasta lõpu seisuga on Eestis Maksu- ja Tolliameti töötajate registrisse kantud 13 333 raamatupidajat, kelle hulka kuuluvad ka 5300 raamatupidamisbüroodes töötavat inimest. Uuringu tulemuste üldistamiseks kõikidele Eestis töötavatele raamatupidajatele oli vaja saada vähemalt 373 täidetud ankeeti. Valimi suuruse arvutamiseks kasutati Macorri valimimahu kalkulaatorit, kus usaldusnivooks oli seatud 95%, lubatud veapiiriks 5% ja uuritavate koguarvuks 13 333. Seega küsitlusega saadud 73 vastust ei vasta üldkogumile, mistõttu ei saa üldistada saadud uurimistulemusi üldkogumile. Uuringu tulemuste analüüsist selgus, et 66% uuritavatest on teadlik, et tehnoloogilised lahendused on raamatupidajate tööd väga palju muutnud ning muudab ka edaspidi. Lisandunud on väga palju uusi raamatupidamisprogramme, programmide liidestusi ja automatiseerimist. Suurem osa on teadlik pilvepõhisest raamatupidamistarkvarast, kuna see on põhiline töökeskkond ja kaugtöö kasutuselevõtt andis sellele veel hoogu juurde. Kõige vähem ollakse teadlikud plokiahela tehnoloogiast ja tehisintellektist, kuna Eestis need veel nii populaarsed pole. Igapäevatööd raamatupidajana on muutnud kõige rohkem pangaliides ja pilvepõhise raamatupidamistarkvara kasutuselevõtt. Kõige rohkem peavad uuringus osalenud raamatupidajad vajalikuks andmetele ligipääsu igal ajal igal pool maailmas ja kõige vähem peetakse vajalikuks krüptorahaga tehingute sooritamist, mis võib olla ka põhjuseks, et plokiahela tehnoloogiat ei tunta. Nii meessoost kui ka naissoost raamatupidajad tunnevad, et tehnoloogia pideva arenemise tõttu raamatupidajate vajadus siiski ära ei kao, raamatupidaja kui selline on endiselt vajalik tööpositsioon. Kindlasti aga muudab tehnoloogia tööd ka edaspidi, kuid uuritavad on ühel arvamusel, et raamatupidaja peab suutma koos tehnoloogiaga areneda, oskama kasutada uusi tarkvaralahendusi ning omandama kõrgemaid digitaalseid ja raamatupidamise oskusi, et selles valdkonnas tööd säilitada. Tehnoloogia üksi ei tee midagi, see tuleb tööle panna ehk programmide seadistamiseks on vajalikud erialased lisateadmised. Raamatupidaja kui andmesisestaja roll muutub üha rohkem ettevõtte juhtkonna finantsnõustaja-kontrolleri rolliks. Töö lõimub tugevalt infotehnoloogiaga, mistõttu suureneb digitaalsete oskuste vajadused, ja nõuab häid finantsanalüüsioskusi. Andmete sisestamise vajadus väheneb või kaob täielikult, lisanduvad sellised kõrvaltegevused nagu meeskonnatöö, juhtimisalane nõustamine, analüütiline mõtlemine ja tuleviku ettenägemise oskus teatud määral. Raamatupidaja ei ole enam lihtsalt andmete sisestaja vaid raamatupidamise süsteemikujundada, kes koostöös tarkvaraarendaja seab süsteemid üles. Samuti lisasid mitmed uuritavad, et raamatupidaja töö jätkub kodukontoris, pilves ja asukohast sõltumata. Raamatupidajatele tehtud ettepanekud töö parendamiseks muutunud keskkonnas on järgmised: • süvendada IT-alaseid oskuseid läbi kursuste või lisaks majandusalasele haridusele omandada haridus infotehnoloogia teaduskonnas; • arendada finantsanalüüsi oskuseid ja pöörata tähelepanu finantsjuhtimisele; • täiendada end raamatupidaja tase 6 ja kõrgemate raamatupidamise oskustega; • tutvuda lähemalt uute tehnoloogiliste lahendustega, milleks on plokiahela tehnoloogia, tehisintellekt ja suurandmed. Lõputöö eesmärgi saavutamiseks püstitatud uurimisülesanded said töös täidetud.

The thesis was written on the topic of „The use of technology in the work of accountants“. The thesis consists of 68 pages, includes 14 illustrations and 119 different sources. The topic of the thesis is relevant because technology has rapidly developed and as a result, accounting is increasingly moving from paper to computer and even smartphones. Additionally, the relevance of the topic is due to the fact that the goal of the Estonian Information Society Development Plan for 2014-2020 was to achieve a 100% rate of machine-readable e-invoice usage by 2020. The same goal was set by the European Comission. This goal has already been achieved in Estonia, as of July 1st 2019 the public sector only accepts e-invoices. The problem, however, addressed in the thesis is the commonly held belief that the more technology advances in accounting, the less need there is for people to do simpler and more routine accounting tasks. According to experts, the development of smart systems and automated work processes can eliminate up to 1/3 of the work of accountants, resulting in reduced labor demand. Accountants themselves may also feel that their work is useless due to technological advancements and may fear losing their jobs. The research object of the thesis are Estonian accountants and the technological solutions used in modern accounting. The aim of the thesis was to analyze the use of technology in accounting in order to determine accountants' awareness of changes in their work due to technological developments, and to draw conclusions and make suggestions for improving accountants' work in the changing environment. The following research tasks have been set to achieve the aim of the thesis: • describe the history of accounting and technological solutions used in modern accounting, as well as their advantages and disadvantages; • determine the future directions of the accountant’s work and accounting technology; • provide a methodology for the empirical study; • determine the opinions of accountants on modern and future accounting; • map and analyze the awareness of accountants regarding technological solutions used in accounting and the changes in the work of accountants due to the development of technology; • draw conclusions and make suggestions for improving the work of accountants in a changing environment. The empirical study used a deductive research strategy and quantitative data collection method. Data was collected through an online questionnaire, which was conducted on the Google Forms platform. The analysis of the survey results showed that 66% of the respondents are aware that technological solutions have changed the work of accountants a lot and will continue to do so in the future. There are a lot of new accounting programs, program interfaces, and automation available. Most of the respondents are aware of cloud-based accounting software because it is the main working environment, and the introduction of remote work has further accelerated its use. The least awareness was found regarding blockchain technology and artificial intelligence because they are not yet as popular in Estonia. The daily work of an accountant has been most affected by bank interfaces and the introduction of cloud-based accounting software. Both male and female accountants feel that due to the continuous development of technology, the need for accountants will not disappear, and that the accountant as a profession is still necessary. However, technology will certainly continue to change the nature of the work. The participants in the study believe that accountants must be able to evolve with technology, be able to use new software solutions, and acquire higher digital and accounting skills in order to maintain their position in the field. The role of the accountant as a data entry operator is increasingly evovlving into that of a financial advisor-controller for the company's management. The work is closely integrated with information technology, which increases the need for digital skills and requires good financial analysis skills. The need for data entry decreases or disappears completely, and additional activities such as teamwork, management consulting, analytical thinking, and the ability to anticipate the future to some extent are added. Accountants are no longer just data inputters, but are responsible for designing accounting systems in collaboration with software developers to set up the systems. Several participants also mentioned that accountants' work will continue from home, in the cloud, and regardless of location. The proposals made to improve the work of accountants in the changing environment are as follows: • deepen IT skills through courses or acquire education in the field of information technology in addition to the economic education; • develop financial analysis skills and pay attention to financial management; • upgrade to the level 6 of the accountant qualification and acquire higher accounting skills; • get familiar with new technological solutions such as blockchain technology, artificial intelligence, and big data.