Juhatuse vastutus raamatupidamise korraldamise eest

Ettevõtte juhatuse liikmete seas esineb probleeme raamatupidamiskohustuse täitmise ning selle kohustuse rikkumisega kaasneva vastutuse osas. Juhtorganite seas levib arusaam, et raamatupidamise korraldamisega kaasnevad kohustused ning kohustuse rikkumisega kaasnev vastutus kuulub raamatupidamist korraldama palgatud raamatupidaja või raamatupidamisettevõtte kohustuste hulka. Raamatupidamise korraldamise kohustus eeldab seaduspärase raamatupidamise korraldamist vastavalt rahvusvahelisele finantsaruandluse standardile või Eesti finantsaruandluse standardile, mis võimaldaks kolmandatel isikutel vajadusel saada objektiivset ning ausat informatsiooni ettevõtte majandustegevuse ning finantsolukorra kohta. Juhatuse liige ei ole kohustatud ettevõtte raamatupidamist korraldama ise, vaid võib palgata selleks raamatupidaja või raamatupidamisettevõtte. Raamatupidaja palkamisel on juhatuse liige kohustatud veenduma, et raamatupidaja on vajalikud dokumendid esitanud seadusega ettenähtud korras ning kajastanud dokumentides tegelikkusele vastavaid andmeid. Kui raamatupidaja jätab vajalikud dokumendid tähtaegselt esitamata või pole kajastatud andmed õiged on vastutavaks isikuks või isikuteks ettevõtte juhatuse liikmed. Juhtograni kohustuseks on tegutseda ettevõtte huvides ja vastutada ettevõtte hea käekäigu eest, selle alla kuulub kohustus kontrollida majandustegevuse kajastamise vastavust tegelikkusele. Tegelikkusele vastavate andmete kajastamine võimaldab tulevikus teha objektiivseid ning kaalutletud otsuseid tagamaks ettevõtte kasumlikkuse. Püstitatud eesmärgi saavutamiseks viidi läbi empiiriline uuring juhuvalimina valitud ettevõtete juhatuse liikmete seas ning analüüsiti riigi kohtupraktikas esinenud juhatuse liikmete raamatupidamise korraldamisega kaasnevaid rikkumise tunnuseid. Empiirilise uuringu läbiviimiseks kasutati kombineeritud uurimismeetodit, mis koosnes kvalitatiivsest ning kvantitatiivsest uurimismeetodist ning üldine lähenemisviis oli deduktiivne. Võrreldi vaatluse käigus kogutud materjali ankeetküsimustikus kogutud andmetega. Küsimustikust kogutud andmeid analüüsiti aritmeetilise keskmise ning standardhälbega. Juhatuse liikmete poolt tekitatud raamatupidamise korraldamise kohustuse rikkumistekst olid riigi kohtupraktikale tuginedes majandusaasta aruande kinnitamiseks esitamata jätmine, sularahaga soenduvate tehingute algdokumentidel kajastamata jätmine ning raamatupidaja kontrollimata jätmine seoses ettevõtte majandustegevusega kaasnevate andmete vastavuses tegelikkusele. Samuti rikuti raamatupidamise korraldamise kohustust majandustehingute dokumenteerimata jätmisega, ettevõtlusega seotud kinnistu müümises teise juhatuse liikme teavitama jätmisega ning ettevõttele ülemäärase riski võtmisega. Teoorias selgus, et juhatuse liige on kohustatud dokumenteerima ning veenduma, et kõiki majandustehinguid on kajastatud, see hõlmab sularaha tehinguid, arvelduskonto tehinguid jne. Samuti on juhtorgan kohustatud pidama kontrolli ettevõtte andmete kajastamisel nende tegelikkusele vastavuses ning vajadusel juhtima tähelepanu muudatuste sisse viimiseks. Enne majandusaasta aruande esitamist on juhatus kohustatud eelnimetatud aruande esitama osanikele kinnitamiseks. Järgides juhatuse liikme hoolsuskohustust, peab juhatuse liige tegutsema heas usus ning äriühingu huvides, ega tohi võtta ühingule põhjendamatuid riske. Lojaalsuskohustust tähendab muu hulgas kohustust vältida huvide konflikti ja mitte eelistada isiklikke huve äriühingu omadele. Juhatuse liige peab tegutsema eeskätt lojaalselt äriühingule, see hõlmab ka konstruktiivse koostöö tegemist teiste juhatuse liikmetega. Ankeetküsimustikust ning kohtulahendite analüüsist saadud tulemusi analüüsiti Eesti Vabariigi seaduste ning eriala spetsialistide artiklitega. Ankeetküsimustikus selgus, et suurem osa tegutsevatest juhatuse liikmetest on teadlikud neil lasuvast raamatupidamise korraldamise kohustusest ning selle kohustuse rikkumisega kaasnevast vastutusest, kuid üksikud ankeetküsimustikule vastanutest ei teadvusta raamatupidamise kohustust kui juhatuse liikme kohustust vaid arvavad, et kogu raamatupidamisega seonduv kuulub raamatupidaja kohustuste hulka. Enamus juhtorgani liikmeid kontrollivad järjepidevalt raamatupidajate tööd veendumaks, et ettevõtte majandustegevuse kajastamine vastab tegelikkusele. Raamatupidamise korraldamise kohustuse korrapäraseks täitmiseks ning kohustuse rikkumisega kaasneva vastutuse vältimiseks on juhatuse liige kohustatud järjepidevalt jälgima ettevõttes tegutseva raamatupidaja poolt esitatud andmete ja dokumentide vastavust tegelikkusele ning nende tähtaegset esitamist. Korrapärase kontrolli ning teadlikusega ettevõtte majandustegevuse ja finantsseisundi kohta minimaliseerib juhatuse liige tekkida võivaid kohustusi kolmandate isikute ees. Korralikku ettevõtja hoolsuskohustusega kaasneva seaduspärase raamatupidamiskohustuse täitmise ning ettevõtte huvides käitumisega ei teki juhatuse liikmel kohustuse rikkumisega kaasneva vastutuse kandmise kohustust. Lõputöö käigus selgus, et riigi kohtupraktikas esineb mitmeid juhatuse liikmete poolt tekitatud raamatupidamise korraldamise kohustuse rikkumisi. Ankeetküsimustikust selgus, et suurem osa vastanutest teadvustavad juhatuse liikme raamatupidamise korraldamise kohustust ning kohustuse rikkumisega kaasnevat vastutust. Vastanute seas esines juhatuse liikmeid, kes peavad raamatupidamise korraldamist raamatupidaja kohustuste hulka. Raamatupidamise spetsiifilisemaid kohustusi, näiteks maksudeklaratsioonide andmete vastavuse ja tähtaegse esitamise kontrollimine, vastutus raamatupidamisarvestuse eest ning kontroll majandustehingute dokumenteerimise üle ei kuulu juhatuse liikmete arvates juhtorgani kohustuste hulka. Juhatuse liikme kohustuseks on tegutseda ettevõtte huvides ning kasumlikkust silmas pidades, seda järgides tuleb kontrollida ja veenduda kogu ettevõtlusega seotud raamatupidamise vastavuses tegelikkusele.

This thesis is written on the topic of Management Responsibility for Accounting. The topicality of the topic is based on the economic crime statistics of the 2020 yearbook of the prosecutor's office and the court decisions presented there, which shows that the most common economic crimes committed by members of the board were the transmission of false information on tax returns, non-payment and failure to declare taxes, and VAT fraud. The responsibility of the board members for the organization of accounting is being investigated, because based on court rulings, it is clear that board members of companies knowingly or unknowingly cause the violation of the obligation to organize accounting. Based on the statistics of the Ministry of Justice, it is clear that the number of economic crimes is large, and tax-related offenses make up the largest percentage of the general term of economic crimes. The aim of the thesis is to find out the understanding of the board members about the fulfillment of the obligation to organize accounting and the signs of violation in practice, in order to avoid the violation of this obligation. To fulfill the aim of the thesis, the following tasks have been set:

1. find out the meaning of the board's obligation to organize accounts based on laws and commented publications and point out the responsibility for the obligation to organize accounts;
2. find out the methodology of the empirical study;
3. to map, analyze and draw conclusions based on the country's jurisprudence about the most common violations of the obligation to organize accounts of board members and the part of criminal liability and present the signs of the violation;
4. find out the understanding of the board members about the content of the obligation to organize accounting;
5. to make conclusions and proposals to the members of the management board in order to avoid the violation of the obligation to organize accounting. A mapping study was used to conduct the empirical study. The research method of the thesis is combined. The general approach is deductive. Document observation is used as a data collection method, laws of the Republic of Estonia, state court decisions and articles by specialists in the field are studied. The thesis uses a conducted structured survey, the instrument of which is a questionnaire. The questionnaire is prepared electronically in the Connect program. The method of data analysis is combined, comparison and descriptive statistics are used, during which the material collected during the observation is compared with the data collected in the questionnaire. The data collected from the questionnaire is analyzed using the arithmetic mean and standard deviation. A simple random sample was used as the sample. Each member of the general set has an equal probability of being included in the sample, that is, as many elements as needed for the sample are randomly selected from the list of the general set. Sixteen of the hundred board members answered the questionnaire. The majority of active board members are aware of their obligation to organize accounting and the responsibility associated with the violation of this obligation, but some respondents to the questionnaire are not aware of the accounting obligation as a board member's obligation, but think that everything related to accounting is part of the accountant's duties. Most members of the management body regularly check the accountants' work to make sure that the presentation of the company's economic activity corresponds to reality. The board member is obliged to document or make sure that all economic transactions are recorded, this includes cash transactions, current account transactions, etc. The governing body is also obliged to control the reporting of the company's data in accordance with their reality and, if necessary, draw attention to the introduction of changes. Before submitting the annual report, the board is obliged to submit the aforementioned report to the shareholders for approval. In the work, conclusions and suggestions were made to the members of the board to organize legal accounting and to avoid the liability associated with the violation of the accounting obligation.