Sisekommunikatsiooni uuring Väike-Maarja valla allasutustes

Käesoleva lõputöö eesmärk, kaardistada Väike-Maarja valla allasutustes sisekommunikatsiooni kitsaskohti, et leida kommunikatsiooni parendamise võimalusi, sai täidetud. Esimese uurimisülesande, anda ülevaade organisatsiooni sisekommunikatsiooni korraldamise teoreetilistest lähtekohtadest, täitmiseks kirjeldati organisatsiooni sisekommunikatsiooni olulisust ning selle ülesandeid. Olulisus põhineb organisatsiooni püsimisel ning edasisel arengul. Kommunikatsiooni ülesandeks on delegeerida organisatsiooni eesmärke, tegevusi ning saavutusi. Toodi välja protsessid, mis kirjeldaksid informatsiooni liikumist ning juhtimist. Kommunikatsiooni protsess saab alguse kommunikaatori poolt sõnumi edastamisest ning lõpeb alati mingisuguse mõjuga, olgu selleks positiivne või negatiivne mõju, kuid eeldus on alati kommunikeerides jõuda positiivse tulemini, et edastatav informatsioon saab mingil moel rakendust. Toodi välja ka peamised suhtlemiskanalid ja -vahendid ning suhtlemistõkete tekke põhjused. Selgus, et organisatsioonis suuliselt edastatava informatsiooni peab kirjalikult fikseerima. Suhtlemistõkked tekivad, kas informatsiooni vastu võtmisel, mõistmisel või omaks võtmisel. Dokumentide koostamise põhimõte seisnebki organisatsiooni sisekommunikatsiooni toetamises ja suhtlemistõkete ennetamises. Lisaks toodi välja sisekommunikatsiooni rahulolu mõõtmise võimalused. Võimaluste välja toomisel selgus, et antud sisekommunikatsiooni uuringu tarbeks on sobivaim küsitlus Downsi ja Hazeni poolt loodud CSQ (Communication Satifaction Questionnaire) küsimustikule vastamiseks kuluva aja tõttu. Teise uurimisülesande, kaardistada Väike-Maarja valla allasutuste sisekommunikatsioonis esinevaid kitsaskohti, täitmiseks koostas autor ankeetküsimustiku millega koguti andmed. Kolmanda uurimisülesande, leida sisekommunikatsiooni parendamise võimalusi valla erinevate üksuste vahelise kommunikatsioonivoo arendamiseks, täitmiseks analüüsis autor kogutuid andmeid ning nende vahelisi seoseid, et esitada järeldusi ning ettepanekuid. Autori poolt esitatud järeldused antud töö kohta on: • Väike-Maarja valla allasutuste töötajatel on suhtlemisvajadus ja kuuluvustunne kõrgem. • Suurema tööstaažiga töötajad tunnevad ettevõtet ja selle kommunikatsioonikliimat paremini, kui seda alles tööle asunud töötajad. Tuleb arvestada sellega, et madalama tööstaažiga töötajatel võtab aega asutuse kommunikatsioonikliima kohanemisega ja selle tundma õppimisega. Mida suurem on Väike-Maarja valla allasutuses töötanud inimese tööstaaž, seda kõrgemalt hakkab hindama ta kommunikatsioonikliimat ja väärtusi, sest tema teadlikkus tõuseb. • Probleemiks on Väike-Maarja valla allasutuste sisekommunikatsioonis vastajate hinnangul see, et asutuses esineb konflikte. Uuringutulemustest ei selgu, mis tekitavad asutustes konflikte. • Vastajate hinnangul on allasutuste juhtide suhtlemine alluvatega heal tasemel ning ühtlasi on see ka Väike-Maarja valla allasutuste sisekommunikatsioonis kõige paremini toimiv kommunikatsiooni osa. • Vastajate hinnangul on Väike-Maarja valla kõige paremini toimiv kommunikatsiooni protsessi osa juhtide ja töötajate vaheline suhtlus. • Rakke valla ühinemine Väike-Maarja vallaga vastajate hinnangul ei toonud kaasa infovahetuses muutusi. Ettepanekud Väike-Maarja valla allasutuste kommunikatsioonivoo parendamiseks: • Allasutuse juhid peaksid suhtlema oma töötajatega pigem näost näkku, et töötajate suhtlemisvajadus ja kuuluvustunne saaksid rahuldatud. • Allasutuste juhid võiksid osaleda konfliktijuhtimise koolitustel, et osata asutuses esinevate konfliktidega toime tulla, neid ennetada ning lahendada. • Allasutuse töötajad võiksid osaleda meeskonnakoolitustel, et osata kolleegidega igapäevaselt paremini toime tulla ja nendega tekkivaid konflikte asutuses vähendada. Väike-Maarja valla arengukavas üheks väljakutseks on „järjepideva info jagamise ja kommunikatsioonivoo arendamine valla erinevate üksuste vahel“ (Väike-Maarja valla arengukava 2019-2027, lk 10). Käesoleva lõputöö olulisemaks praktiliseks väärtuseks peab autor asjaolu, et antud töö võib aidata Väike-Maarja valla arengukavas püstitatud eesmärgi täitmisele kaasa.

The subject of the thesis is “Internal communication survey in Väike-Maarja municipal government institutions”. The volume of the work is 48 pages, 27 illustrations, 34 references and one annex. Heads of communication in local governments are of the opinion that the authorities and staff involved in the process of merging need a more efficient internal communication to realize the common goals. In the course of the administrative reform 2017, Rakke Rural Municipality merged with Väike-Maarja Rural Municipality. In addition, one of the challenges in the Väike-Maarja Rural Development Plan is the development of a consistent information sharing and communication flow between the different units of the municipality. Based on the above, it is appropriate to conduct an internal communication survey in the subdivisions of Väike-Maarja Rural Municipality. The purpose of this thesis is to map the bottlenecks that occur in the internal communication in the subordinate institutions of Väike-Maarja Rural Municipality in order to find opportunities to improve communication. In order to achieve the purpose of the graduate thesis, the following research tasks have been set: • to give an overview of the theoretical starting points of the organisation of the internal communication; • to map the bottlenecks in the internal communication of the subdivisions of Väike-Maarja Rural Municipality; • to find ways to improve internal communication to develop the communication flow between different units of the municipality. A deductive approach was used to carry out an empirical or experiential study of the thesis. It means that in the theoretical part, the organisation of internal communication was described, and, based on theory, the study attempted to explain what was going on within one authority. A quantitative data collection method was used in the work. Since the data collection method is quantitative, the instrument is a questionnaire. The questionnaire consists of both closed and open-end replies. The sampling includes all employees of Väike-Maarja subordinate institutions, heads of the institutions and employees of the rural municipality administration who communicate with the subdivisions. The questionnaire was compiled in the Googledocs environment. A questionnaire link was sent to all parties by e-mail and was kept open for 1 month. The author used descriptive statistics as a method of analysis to provide an overview of the data collected. An analysis of mean values (m) and standard deviation (SD) has been performed. The author has introduced the following conclusions related to this work: • Employees of the subordinate institutions of Väike-Maarja Rural Municipality have a higher need for communication and a higher sense of belonging. • Employees with more years of service know the organisation and its communication climate better than those who have just started to work. It should be taken into the account that for employees with a shorter length of service it will take time to adapt to the organisational communication climate and get to know it. The longer the service record of an employee working for a subordinate institution of Väike-Maarja Municipality, the more he / she begins to appreciate its communication climate and its values since their awareness increases. • According to the respondents, the problem in the internal communication between the institutions of Väike-Maarja Rural Municipality is that there are conflicts within the institution. The results of the study do not outline what creates conflicts in those institutions. • As estimated by the respondents, heads of institutions communicate with subordinates at a good level, and, besides, that it is the best-functioning part of internal communication of Väike-Maarja municipality institutions. • In the perception of the respondents, the merger of Rakke Rural Municipality with Väike-Maarja Rural Municipality did not bring about any changes in the information sharing. Suggestions for improving the communication flow of the subordinate institutions of Väike-Maarja Rural Municipality: • Heads of institutions should communicate face-to-face with their employees so that their communication needs and sense of belonging are satisfied. • Heads of subdivisions could attend conflict management training to deal with, prevent and resolve conflicts within their institution. • Subdivision staff could undergo team training sessions to better get on with their colleagues on a daily basis and reduce chances of conflicts within the institution. The author considers the most important practical value of this graduate thesis to be the fact that this thesis contributes to the achievement of the objective set in the development plan of Väike-Maarja Rural Municipality.