Kontoritöö probleemide kaardistamine protsesside analüüsi kaudu Cella Transport OÜ näitel

Analüüsi tulemusel, mille sisendiks oli protsesside kaardistamine, selgitati välja esinevad probleemid ning pakkuti välja lahendused. Kokkuvõtvalt öeldes leidis autor, et Cella Transport OÜ-s esinevald järgnevad probleemid: • Ekspedeerimisprogramm Markus Xspedil puudub info sissekande süsteem • Enda masinapargi kulusid ei kajastata Markus Xspedis • Itaalia osakonnal puudub tööjagamise süsteem • Info liikumine ettevõtte siseselt on takistatud • Tagasiside klientidele on puudulik • Ekspedeerijad pole pidevalt tööga koormatud • Terminalidega on suhtlus liiga aeglane • Terminali kauba kokkuvedu on aeglane ja ebausaldusväärne • Vedaja leidmine võib olla liiga pikk protsess • Kõik töötajad ei oska lugeda hinnakirju Eelnevalt mainitud probleemidele pakkus autor välja järgmised lahendused, mis peaksid aitama probleeme ettevõttes lahendada: • Ühtse info sissekande süsteemi juurutamine ekspedeerimisprogrammi Markus Xsped • Määrata töötajatele konkreetsed ülesanded ja vastutusalad • Määrata vastutusalad Itaalia osakonnas regiooniti • Standardiseerida info liikumise kord või määrata info liikumise eest vastutav isik. Vajadusel luua erinev standart või määrata erinevad isikud järgnevatele valdkondadele: o Ettevõtte siseselt info liikumisele o Klientidega suhtlusele • Õpetada töötajatele kliendi tähtsust ning õpetada neid väärtustama • Panna ekspedeerijad müügitööd tegema või panustada müügiosakonnale • Otsida alternatiive praegustele terminalidele Itaalias o Külastada transpordimessi „Intralogistica Italia 2015“ o Anda viimane võimalus pikaajalistele terminali partneritele • Rõhutada töötajate koolitustele • Luua partneritest andmebaas, mis aitaks vedaja leidmise protsessi kiirendada • Rõhuda otsesele suhtlusele ehk telefoni suhtlusele

The author considers the problem to be office workers inefficient work in different processes and stages. Its analysis was planned to identify any problems and propose solutions. In summary, the author found that the following problems occur in Cella Transport OÜ: • Currently usede spedition program Markus Xsped has no information entry system • Own fleet costs are not registered Markus Xspedis • Italian department does not have a system for evenly distribute the workload • Lack of information flow within the company • Feedback is unsatisfying for customers • Freight forwarders are not constantly occupied with work • Communication with terminals is too slow • Terminals goods shipments are slow and unreliable • Finding subcarrier may be too long process • All employees do not know how to read terminal price lists Author offered the following solutions to previously mentioned problems: • The introduction of a single data entry system for spedition program Markus Xsped • Designate a specific staff roles and responsibilities • Determine the responsibilities of the Italian Department based on spessific region • Standardize procedures for information flow, or assign responsible person for the flow of information. If necessary, create different standart or designate different persons to the following areas: o The company's internal data movement o Customer interaction • Teach employees the importance of customer and make employees to appreciate them • Make freight forwarders do sales or create proper sales department • Seek alternatives to existing terminals in Italy o Visit transport fair "Intralogistica Italia 2015" o To provide the last chance for long-term partners to meet our needs • Emphasize on training employees • Establish a database of partners, which would help speed up the process of finding a subcarrier • Place emphasis on direct interaction i.e interaction by phone