Kaasaaegse laosüsteemi väljaarendamine Rahvusooper Estonia kostüümilao näitel

Tulenevalt info küllusest on tekkinud ettevõtetel vajadus säilitada informatsiooni digiteeritud kujul. Rahvusooper Estonia kostüümiosakonna aastane toodang ehk laosisend on 400-700 kostüümi, mille ladustamiseks on ette nähtud viis ladu. Neli neist asub peamajas pindalaga 335.9m2 ja viies SuurSõjamäel pindalaga 725,1m2 ja seal ladustatakse teadaolevalt 16 000 artiklit. Kostüümid kajastuvad laoarvestuses senikaua kuni need müüakse või kantakse maha. Laotöö kaasajastamiseks on vaja rakendada automaatne tuvastussüsteem ja selle lahutamatuks osaks on hästi planeeritud infosüsteem mis võimaldab kostüümiosakonna toodangut arhiveerida süstematiseeritult. Ainuüksi uue tehnoloogia rakendamisest soovitud tulemuste saavutamiseks ei piisa - koostöös tehnoloogiaga on vaja ka inimfaktorit. Rahvusooperil on kasutusel etendus- ja kontsertorganisatsioonide põhi- ja tugiteenuste e-lahendus „AIRE“ mille ühe mooduli - kostüümilao digilahenduse arendusprotsessist võttis uurimuse autor osa. Enne IT-süsteemi arendamist selgitati välja ettevõtte eesmärgid ja vajadused ning planeeriti lahendused. Eesmärgiks oli muuta olemasolev kostüümiosakonna digiarhiiv kasutajasõbralikuks, võimaldades kostüümide elutsükli mugavat haldust infosüsteemis. Kasutajamugavuse saavutamiseks tegeleti kostüümiosakonna digilahenduse erinevate funktsionaalsete lahenduste planeerimisega, nagu: arhiivist erinevate tunnuste abil kostüümide või selle osade otsimine; filtreerimisvalikute lisamine otsingu hõlbustamiseks; hulgiselekteerimise võimalus kostüümide asukoha muutmiseks; lisaväljade loomine asukohaaadresside tarbeks kostüümikirjele. Peab looma seose AIRE teiste registritega, mis võimaldab kostüümiväljade automaatset eeltäitmist; lavastusvahendite arvele võtmise aktide ülekandmise võimalust AIREsse, mis elimineerib vajaduse informatsiooni mitmekordselt sisestada; luua liidestus kostüümilaenutuse registriga. Uue tehnoloogia rakendamisel on juhtkonna oluline töö teavitada personali tehnoloogia rakendamisest ning vastutada selle eest, et personali koolitataks sellega töötama. Antud töö teoreetilises osas kujunes autori eelistus tuvastussüsteemi rakendamisel peamiselt kasutajamugavuse aspektist ning eelistatuks osutus RFID süsteem. Töö uurimuse osas, kus autor tutvus praktikute ning erialaspetsialistide nägemusega rakendatavast süsteemist ja sai võrdluse indikatiivsete hinnapakkumiste näol, osutus eelistuslikuks vöötkoodide rakendamine. Ettevõtte huvides on mõistlik rakendada automaatset tuvastussüsteemi mille kulud on madalamad. Uurimusest selgus, et automaatsete tuvastussüsteemide rakendamisel samasse keskkonda on RFID ja vöötkoodi põhise süsteemi hinnavahe kümnekordne. Lisaks uurimuses käsitletud laole on tarvis rakendada valituks osutunud süsteemi ka Rahvusooper Estonia teistes kostüümiladudes ning hilisemalt ka dekoratsiooniosakonna ladudes. Hetkel kasutusel olev ladustamissüsteem on vastavuses töö uurimuse osas selgunud soovitusliku ladustamissüsteemiga. Kostüümiosakonna mahukaimas laos on kasutusel planeerimata ladustamissüsteem mingite ühiste tunnuste alusel kombineeritud ladustamissüsteemiga. Adresseerimissüsteemi planeerimisel pidada nõu laopidajaga ning võtta arvesse temapoolseid soovitusi, markeerides laos juba väljakujunenud mingite ühiste tunnuste alusel liigitatud ladustamisalad. Põhijaotusena, sarnaselt maja aadressidega tänavatel, kasutada paaris ja paarituid numbreid, kasutades laos jaotuse tekkimiseks vahekäiku. Täpsustava asukohana määrata aadressid statsionaarsetele riiulitele ning nende vaheriiulitele. Uue tehnoloogia rakendamisel koolitada personal sellega töötama ning loobuda hetkel kasutusel olevast märkmiku süsteemist, mis tagab ülevaate Suur-Sõjamäe kostüümilaos sisalduvast laopidajale.

Constantly growing volume of information has created a need for storing information in a digital way. The costume department of the Estonian National Opera produces annually 400-700 costumes which are kept in 5 different costume storages of the theatre. Four of the theatre´s storages are in the theatre building itself with 335,9 m². The fifth one is in Suur-Sõjamäe, 725,1 m², where according to the information available about 16 000 articles are stored. Records are kept about the stored costumes until they either are sold or written off due to amortiztion. In order to update the storing system, an Automatic Identification system has to be introduced and a well-planned information system, that makes it possible to systematically file the costumes, is an important part of it. Still, introducing new technologies will not be sufficient for reaching the desired goal, the human factor is also needed. The Opera house uses the system “AIRE” with main and supportive solutions for concert/and entertainment organizations. The author of these thesis participated in the creation process of one of the modules of the system - the development of the digital solution of the costume store. Before the development process started, a study was carried out in order to find out the needs and goals of the Opera house and the solutions were suggested accordingly. The goal was to turn the digital archive of the costume department to a user-friendly tool for following the items in the store during the whole life-cycle of the costumes. When implementing a new technology it is important that members of the management will inform the personnel of the technology implemetation and are responsible for teaching the personnel to work with the technology. In the part of this thesis theoretical part, author´s prefrence developed based on the user-friendly aspects into implementing RFID system. In the part on the research works, where author had a chance to became acquintanted with practitioners and functional specialists point of view of planned technology and got comparison of the technologies implementing rates the prefrence turned out to be barcoding. In the interest on the enterprize it is reasonable to implement Automatic Identification system wich has lower expences. In the research work it became clear that when implementing Automatic Identification systems into the same environment, the cost of the named technologies differ ten times. In consideration of costume store described in thesis, there is a need of implementing chosen Automatic Identification system also in another parts of the Estonian National Opera. Storaging system that is used at the moment is in accordance with the recommended outcome of research works storaging system. In the biggest space for storing costume departments there is used unplanned storaging system that is combined to storaging system based on united characteristics. When planning adressing the warehouse it is vital to sum up warehouse keepers advice on the adressing system and to mark areas that are used for storing goods on united characteristics. To classificate those, there is a need to use numbers in pairs and unpaired numbers using passageway as a divider in the warehouse. On addresing the warehouse there is a need to address shelving determing as qualificatory location. When implementing a new technology it is important to educate personnel to work with the technology and to give up on the notebook system that is used to retain overwiev of records that are kept about the stored costumes in Suur-Sõjamäe warehouse.