Tellimuste koostamise ajakulu vähendamine automatiseeritud tellimissüsteemi "Tark tellimine" rakendamisel Selver AS näitel

Jaekaubandusettevõte Selver AS on kasutusele võtnud täisautomatiseeritud tellimissüsteemi „Tark tellimine”, et logistikasüsteemid oleksid tõhusamad ning ostuprotsessid toimuksid kiiremini. Lõputöö eesmärgiks oli „Tark tellimine” süsteemi laiema kasutusele võtmisega kauplustes vähendada ajakulu tellimuste tegemisele. Töö kirjutamisel oli ajendiks see, et tellimuste skaneerimisele ja sisestamisele kulub palju aega. Probleemi uurimiseks rakendas autor kombineeritud juhtumiuurimust, mille käigus viidi läbi mitteosalevad vaatlused ja küsitlus. Vaatlustega selgitati välja skanneriga, paberil ja automaatse tellimissüsteemi tellimuste tegemisele kuluv aeg. Küsitlusega leiti vastused uurimisküsimustele kas/miks eelistatakse skanneriga tellimuste tegemist „Tark tellimine” süsteemile ning kuidas hõlbustada automatiseeritud tellimissüsteemi kasutamist ja paremaks muutmist. Töö teoreetilises osas kirjutas autor jaekaubanduse osatähtsusest majanduses, globaalsel ning sotsiaalsel tasandil. Kirjeldati hüpermarketite ning supermarketite liigitamise alused. Lisaks tutvustas autor ettevõtet Selver AS, kirjutati vöötkoodide ja varude juhtimise ajaloost, vöötkoodide kasutamise eelistest ja käsiskanneritest. Mitteosalevates vaatlustes mõõtis autor stopperiga viies erinevas Selveris Tallinn/Harjumaa piires kaubakategooriajuhtide tööd. Tarnijate valikul oli tingimuseks, et see on liidestatud „Tark tellimine” süsteemiga. Vaatluste tulemustest selgus, et ühe tellimusrea koostamiseks käsitsi kulus kõige rohkem aega, skanneriga natuke vähem ning „Tark tellimine” süsteemi poolt rea üle vaatamine ja vajadusel korrigeerimine võttis kõige vähem aega. Ajavõitu tellimuste koostamisel on selgelt näha, kui kaubakategooriajuht kasutab „Tark tellimine” süsteemi poolt loodud tellimusridu. Selle asemel võib kaubakategooriajuht korrastada müügisaali, teenindada kliente, tegeleda mahakandmistega, kampaaniakaupadega, analüüsidega või muude oluliste tegevustega. Lisaks vaatlusele viis autor läbi kvalitatiivse küsitluse, mis oli suunatud kaubakategooriajuhtidele. Kaubakategooriajuhid tegelevad igapäevaselt ettevõttes Selver AS kaupade tellimisega. Valimi suuruseks planeeriti 100 vastajat, kuid kokku vastas 86 kaubakategooriajuhti. Vastustest selgus, et suurem osa kategooriajuhte kasutab „Tark tellimine” süsteemi poolt loodud ridu igapäevaselt. Küsitluse analüüsimiseks kasutas autor klasteranalüüsi, mille peamiseks tunnuseks oli „Tark tellimine” kasutatavuse sagedus. Kategooriajuhid, kes kasutavad „Tark tellimine” süsteemi igapäevaselt või mõned korrad nädalas, näevad selles eeliseid ja need, kes vähe või üldse ei kasuta, ei näe üldse eeliseid ning seetõttu ei kasuta. Automaatse tellimissüsteemi mittekasutajate ettepanekuid süsteemi parendamiseks tuleks kindlasti arvesse võtta, et tõsta kasutajate arvu ning rahulolu. Peamiseks „Tark tellimine” süsteemi puuduseks peetakse seda, et süsteem ei telli kampaania ajal kaupa ning tellib sortimendiväliseid tooteid. Kindlasti tuleks neile puudustele leida lahendus. Alla kolme aastase tööstaažiga kategooriajuhid märkisid puudusena vähese teadmise/kogemuse süsteemi kasutatavusest. Neile tuleks kindlasti läbi viia koolitused. Autor selgitas veel välja, milliseid tegureid peetakse kõige olulisemaks praeguse „Tark tellimine” süsteemi puhul. Need kategooriajuhid, kes kasutavad automaatset süsteemi näevad sellest ajavõitu ning need, kes ei kasuta, ei näe ajavõitu. Tulemustest selgus, et peamisteks eelisteks peetakse seda, et süsteem esitab õigeaegselt ostutellimused hankijale ning tagab sortimendis olevate toodete tellimise. Töö tulemusena leiab uurimistöö autor, et „Tark tellimine” süsteemi kasutatavus on heal tasemel kasutajate arvu mõistes. Muidugi leidub töötajaid, kes ei taha süsteemi kasutada mingil põhjusel, kuid koolituste ning süsteemi parendamisega see kindlasti muutuks. Süsteemil endal on mõningaid murekohti, mida oleks vaja veel parendada. Kui kõiki aspekte arvesse võtta ja võimalusel muutused süsteemi parendamiseks ära teha, siis on kindlasti süsteemi kasutatavus ja rahulolu tõusnud ning tellimuste tegemisele kuluv aeg vähenenud.

The thesis is motivated by the author's work experience at Selver Ltd. Selver Ltd. was created in 1995 and is the only existing retail company that is based on Estonian capital. The thesis looks at the fully automated ordering system "Tark tellimine", which has been in use at Selver Ltd. for about 3 years. No major benefit can be seen from its use, and previous studies of its use do not exist. The research addresses the problem that category captains spend a lot of their time making orders manually, either with a scanner and/or on paper. The thesis aims to reduce the time spent on making orders in Selver Ltd. by the broader deployment of the “Tark tellimine” system. The thesis is composed of three main parts. The first part deals with the theoretical content, the second part focuses on characterising the automated ordering system “Tark tellimine” that is used in Selver Ltd., and in the third part, the author analyses the results obtained from non-participant observations and a survey, makes conclusions, and suggests possible improvements to the “Tark tellimine” system. The results of the observations showed that creating a single order line takes the most time if done manually, a bit less time with a scanner, whereas including checking and, if necessary, adjusting a line only takes the least time with the “Tark tellimine” system. Time saving is clearly evident when category captains use the ordering lines created by the “Tark tellimine” system. In addition to the observations, the author conducted a survey, which was directed at the product category captains, who are involved with ordering products at Selver Ltd. on a daily basis. The answers showed that the majority (64 percent) of the category captains use the lines created by the “Tark tellimine” daily. Category captains that use the “Tark tellimine” system daily or several times per week think that using it brings benefits, whereas those, who use it little or not at all do not see any advantages, and therefore, do not use it. All respondents prefer making orders with a scanner, even if they used the “Tark tellimine” system on a daily basis or several times a week. As a result of the research, the author finds that the prevalence of usage of the “Tark tellimine” system is at a good level in terms of the number of users. Of course, there are workers that for some reason do not want to use the system, but training and upgrading the system to improve it would definitely change that. Based on the results of the survey, the author proposes the following changes: the category captains should be able to modify the amounts in the system themselves; adding the “Tark tellimine” amount changing capability to the scanner; creation of ordering lines for campaigns; automatic deletion of unfilled orders; insertion of shelf life into the system; and earlier reordering of products that are being dropped from the range. If all these aspects were taken into account and changes were carried out, if possible, then it is certain that the usability and satisfaction of the system would increase and the time spent on placing orders would be reduced.