Auto müügi- ja teenindusettevõtte haldussüsteemi struktuuri põhimõtete väljatöötamine

Antud lõputöö on kirjutatud pakkumaks tänapäeval autoteenindusettevõtetes kasutatavate haldussüsteemi programmidele parendusideid ning põhimõtteid ja ülesehitusloogikat uue programmi loomiseks koos autori töös kajastatud tänapäevaste ideedega. Kõigepealt pakuti töös autori poolt Lean ja UX disaini töötamisprintsiipe, millele uus haldusprogramm võiks toetuda, et saavutada maksimaalne kasutamise efektiivsus. Lean juhtimine on lõputöö ning loodava programmi mõistes programmi kasutamise ajakulu minimiseerimine. UX disaini on kasutatud lõputöös, et pakkuda mõtlemisviisi ning meetodeid kõige kasutajasõbralikuma haldussüsteemi loomiseks. Idee oli mõlema koostöös saavutada võimalikult ajasäästlik programm. Lõputöös oli välja toodud struktuur programmi aluspõhja loomiseks, kuidas programm autoteenindusprotsessi läbima peaks. Autoteenindusettevõtte tööprotsess programmis sai jagatud vastavalt ametikohtadele ning kirjeldatud ja illustreeritud skeemidega. Kooskõlas töötamisprintsiipide ja programmi aluspõhja struktuuriga sai loodud demoprogramm. Programmis sai välja arendatud klientide ning sõidukite lisamise protsess, töökäsu vormistamine koos sinna juurde kuuluvaga ning laoprotsessid. Lisaks sai programmi juurde arendatud lihtsustatud variant töökäsust tehniku jaoks, millega võimaldati tal teha mobiilselt tööd, lisada töökäsule leitud vigu ning fotosid, märkida töid sooritatuks ning varuosi vahetatuks. Demoprogrammi arendamise käigus järeldus, et kogu programmi, mitte ainult tehniku tööprotsessi, oleks võinud luua kahes variandis – arvutile ning lisaks täies mahus mobiilse kasutusvõimalusega. See võimaldaks kõigil tööprotsessis osalevatel ametitel kasutada programmi mobiilselt. Nutitelefonide ja tahvelarvutite kaasamine lubab vähendada ettevõtte kulutusi, kuna nutiseadme ühikuhind on tavaliselt madalam, kui laua- või sülearvutil. Demoprogrammi arendamisel valmistas raskusi oskuste ning kogemuste puudumine. Autor polnud varasemalt kokku puutunud veebilehekülgede ega programmide loomisega ning puudus koodikirjutuse oskus. Lähtuvalt eelnevast oli demoprogrammi loomiseks kõigepealt vaja leida tarkvara või arenduskeskkond, mis võimaldaks püstitatud ülesannet läbi täita ning arendada programmi koodi kirjutamiseta. Valituks osutus Bubble arenduskeskkond, mis täitis suuremas osas vajalikud ülesanded ning vastas ootustele. Kuigi programm võimaldas klientide, sõidukite ning töökäskude elementide haldamist teostada efektiivselt ning kasutajasõbralikult, jäi autor demoprogrammis hätta laoprotsessi ostupoole loomisega ning ajagraafiku visualiseerimisega. Loodud demoprogramm läbis arendusjärgus intensiivse testimise autori ning hiljem ka nelja autotehniku töökogemusega katsetaja poolt. Kasutajatega demoprogrammi katsetamine oli vajalik, kuna see andis väärtuslikku informatsiooni programmis loodud funktsioonide vajaduse ning kasutusmugavuse kohta, lisaks tagasisidet ja parendusettepanekuid. Katsetajad praktiliselt ei kasutanud leitud vigade sisestamiseks rippmenüüsid ning eelistasid trükkimist. Tagasisides toodi testijate poolt välja, et ajabroneeringu lisamine võiks olla lihtsam, visualiseeritud ning mitmekülgselt kasutatav. Lisaks pakuti, et töökäsul oleks nähtav tehniku ning töö soorituse märkimise seotus. Katsetajate arvates vajab programm siiski veel täiendust, kuid on alternatiividest kasutajasõbralikum. Demoprogrammiga oli võimalik mõningad tänapäevased ideed teostada, näiteks haldussüsteemi mobiilne kasutus, tööde soorituste ja varuosade vahetatud oleku märkimine töökäsule tehniku poolt ning piltide lisamine. Autori koodi kirjutamise oskuse puudumise tõttu jäid välja arendamata mõningad muud lisavõimalused, nagu rakendusliideste koostoime demoprogrammiga. Lõputöö raames loodud demoprogramm on algeline, vajab täiendust, palju ideid ning protsesse jäi välja arendamata. Sellegipoolest on autori arvates lõputööd võimalik kasutada uue haldusprogrammi loomisel või olemasolevate parendamisel, kuna osad ideed realiseerusid demoprogrammis ning tagasiside testijatelt oli positiivne.

The thesis for Development of the principles of the structure of the management system for vehicle sales and service enterprises is written to offer modern ideas of improvements for current management systems of automotive enterprises and structure principles of the management system for creating a new management system together with the author’s ideas of modern management system’s possibilites. First thing offered in the thesis by the author were the working principles of Lean and UX design, unto which the management system could rely on to achieve maximal efficiency during use. Lean thinking is used in the thesis and in the creation of the program to minimize the time expenditure while using the program. UX design is used in the thesis to offer a way of thinking and a set of methods to create the most user-friendly management system. The idea was to achieve the most time-saving program possible in conjuction with lean thinking and UX design. The structure for creating the base for the management system, how it should complete the car servicing process, was brought out in the thesis. Vehicle service enterprise's work process in the management system was divided according to work positions in the enterprise, described and illustrated with schemes. In accordance with working principles and base structure of the program, the demo program was created. The processes of creating clients and vehicles, forming work orders and spare part storage were developed in the demo program. In addition, simplified version of the work order was developed for the program, which allowed the technician to use the management system's work order process while mobile. In the mobile version of the work order, the technician was able to add found faults and photos, mark up completed jobs and replaced spare parts. During the development process of the demo program, it was concluded that the whole program, not just the work process of the technician, could have been created in two variants - for use with both computers and mobile devices. This would allow all work positions to use the program in a mobile way. Including smartphones and tables allows a business to reduce costs, because the unit price of a smart device is usually lower than a desktop or a laptop. Lack of skills and experience made it difficult to develop a demo program. The author had not previously been involved in creating webpages or programs and had no skill in coding. Based on the previous statement, it was first necessary to find a software or development enviroment to create the demo program in, which could allow to complete the tasks set in the thesis and develop the program without writing code. The Bubble development enviroment was chosen, which fulfilled most of the required tasks and met expectations. Although the program was capable of efficient, user-friendly management of customer, vehicle and work order elements, the author was left incapable of creating a spare part purchasing process for the warehouse and visualizing the techician schedule. The created demo program went intensive testing in the development phase by the author, and later by four testers all whom had automotive experience. Testing of the demo program by users was required as it provided valuable informatsion on the need and ease of use of the features created in the program, along with feedback and suggestions for improvement. Testers practically did not use drop-down menus to enter found faults and preferred typing. Feedback from testers revealed that adding the scheduling to work orders could be easier, visualized and versatile. In addition, it was suggested that the link between the marked up completed jobs and the techician who performed them should be visible on the work order. According to the testers, the program still needs improvement, but it is more user-friendly than the alternatives. The demo program made it possible for some of author's modern ideas to be implemented, for example, the use of mobile management systems, the marking of completed jobs and replaced spare parts onto the work order by a technician, and the addition of the images. Due to the lack of the author's code writing skills, some additional features, such as application interface interaction with the demo program, were not developed. The demo program created in the thesis is rudimentary, needs improvement and many ideas and processes were not developed. Nevertheless, in the author's opinion, the thesis can be used to create a new management system program or to improve the existing ones, as some ideas were realized in the demo program and feedback from the testers was positive.