AS Eesti Post elektroonlise dokumendihaldussüsteemi töövoogude kaardistamine ja analüüs

Tänasel infoajastul on oluliseks osaks organisatsiooni väärtuseks inimressursi kõrvale tõusnud informatsioon. Kvaliteetsete otsuste tegemiseks on järjest vajalikum olulise info kiire kättesaamine. Infohaldus aitab tõsta organisatsiooni tõhusust, vähendada kulusid ning riske, parendada teenuste ning toodete kvaliteeti ning luua konkurentsieelist. Dokumendihaldus on infohalduse üks oluline osa. Klassikalises tähenduses tegeleb dokumendihaldus organisatsiooni jaoks vajalike teavikute ja dokumentide kogumisega, mille järel omandavad need passiivse seisundi. Elektrooniline dokumendihaldussüsteem on tänapäeval palju enamat kui dokumentide elektrooniline kataloog. Dokumendihaldussüsteem võimaldab dokumentide ja sisu kogumist, töövooge, dokumentide hoidlaid, väljund- ja teabeotsingusüsteeme. Samuti protsesse dokumentide jälgimiseks, säilitamiseks ja kontrollimiseks. Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi poolt 2014 aastal antud Eesti dokumendihalduse korraldust ja eripärasid kirjeldav juhis (MoReq2 „nullpeatükk“) on aegunud. Kahjuks on samuti aegunud dokumendihaldussüsteemide näidis- ja miinimumnõuete juhised, mis on soovitavad ka eraettevõtetele. Omniva digitaalse dokumendihalduse osakaal on aastate jooksul tõusnud, mistõttu omab järjest rohkem tähtsust, et ettevõttes kasutusel olev dokumendi- ja infohaldustarkvara Open Text Content Server kataks ettevõtte vajadused. Content Server ühendab endas teadmus- ning dokumendihalduseks vajalikke töövahendeid, selle tarkvara koosneb standardfunktsionaalsuse kogumist ning enam kui 30 lisamoodulist. Kui suurt osa Content Serveri võimekusest ettevõte kasutab, sõltub konkreetsest ettevõttest. Omniva kasutab Content Serveri paindlike töövoogude loomise võimalust, millele autor käesolevas töös keskendus. Käesoleva lõputöö peamine eesmärk kaardistada ja analüüsida rahvusvahelise logistikaettevõtte Omniva elektroonilise dokumendihaldussüsteemi töövood ning teha parendusettepanekud töövoogude optimeerimiseks said täidetud. Lõputöös on kajastatud töövoogude tuvastamise ja modelleerimise teooriat. Töö autor kaardistas tänased elektroonilise dokumendihaldussüsteemi töövood kahe eraldi vaatena, AS-IS vaade ja TO-BE vaade, tõi välja AS-IS töövoogude kitsaskohad ning võimalikud parendusettepanekud. Lõputöös kasutas autor lisaks erinevatele allikatele enda teadmisi ja kogemusi, mis on omandatud ettevõttes töötades. Kaardistatud töövoogude peamisteks puudusteks olid puuduvad sammud ehk süsteem ei saada täna kõikide töövoo funktsioonide korral kasutajale vajalikku teavitust. Täiendatud tegevustega töövood loovad töövoogude täitmiseks parendatud tingimused, muutudes kasutajasõbralikumaks nii töövoo algataja kui töövoo täitja suhtes.

In today's information age, an important part of an organization's value is information that has risen alongside human resources. Document management is an important part of information management. An electronic document management system today is much more than an electronic catalogue of documents. The document management system enables the collection of documents and content, workflows, document repositories, output and information retrieval systems. Also processes for tracking, storing and controlling documents. The work explains the nature of electronic document management, focused on the workflows of the document management system. The electronic workflow is the best solution for documents that need a controlled and reproducible journey. The aim of the thesis was to model and analyse workflows to archive this aim, the following tasks were set: • provide a theoretical overview of information management and closely related approaches to information management and document management; • define the role of document management and electronic document management system in information management; • provide an overview of the electronic document management system used in Omniva and model the workflows in use today (AS-IS) and their bottlenecks; • make suggestions for improvements to today's workflows (TO-BE). The theory of workflow identification and modelling is reflected in the dissertation. The author of the work mapped today's electronic document management system workflows as two separate views, AS-IS view and TO-BE view, pointed out the bottlenecks of AS-IS workflows and possible suggestions for improvement. The thesis contains 45 pages of text, 3 chapters, 10 figures and 48 sources. In addition to various sources, the author used her own knowledge and experience gained while working in the company.