Dokumentide haldamise kord Viljandi Gümnaasiumile

Dokumentide haldamise kord avalikus sektoris on kohustuslik. See peab olema eesmärgipärane, läbipaistev ja üles ehitatud loogiliselt. See lihtsustab ja ühtlustab dokumentide menetlemist organisatsioonis ning tagab süsteemsuse töös dokumentidega. Dokumentide haldamise kord peab vastama seadustele, määrustele ja standarditele ning tulenema organisatsiooni tegelikest vajadustest. Dokumentide haldamise korra loomise aluseks Vabariigi Valitsuse määrus „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“. Dokumentide haldamise kord peab tagama asutuse kiire ja eesmärgipärase dokumentide haldamise kogu nende elukäigu jooksul. Organisatsiooni vajadustele vastavast dokumentide haldamise korrast peab selguma, millised dokumendis tekivad asutuses, millist teavet nad kannavad, kuidas neid luuakse, hoitakse ja säilitatakse, et tagada tõendus organisatsiooni tegevustele ning tagatakse tegevuse läbipaistvus. Vajalik on lahti seletada mõisted, lisada viiteid teistele kordadele ja juhenditele. Lisades on soovitav tuua näidised dokumentidest, vajadusel skeemid või joonised ja muud juhised. Dokumentide haldamise kord peab olema abiks kõikidele töötajatele, kes puutuvad kokku dokumentidega. Lõputöö eesmärk oli koostada dokumentide haldamise kord Viljandi Gümnaasiumile. Eesmärgi täitmiseks tutvuti dokumendihaldust reguleeriva teoreetilise materjaliga. Selgitati välja dokumentide haldamise korra peamised teemad ja üldised nõuded. Dokumendivaatluse käigus kaardistati dokumendihalduse senine korraldus ja vaadeldi kehtivat asjaajamiskorda ning dokumentide liigitusskeemi. Lisaks viidi läbi intervjuu, mille käigus selgitati välja direktori soovitused ja ettepanekud Dokumendivaatluse tulemusel selgus, et kehtivas asjaajamiskorras ei ole koolile vajalikke ja seadusest tulenevaid teemasid. Määramata olid dokumendihalduse tegevuste eest vastutajad, käsitletud ei olnud infosüsteeme ega andmekaitse põhisätteid. Dokumentide loomise ja kasutamise peatükid olid liialt paberikesksed ja ei käsitlenud endas elektoonilisete dokumentiga seotud tegevusi, digitaalset allkirjastamist ega säilitamist. Dokumendivaatluse käigus leiti, et kehtiv asjaajamiskord, milles oli 23 peatükki on liialt mahukas ja detailne. Dokumendivaatluse ja intervjuu käigus leiti, et tagamaks dokumentide haldamise korra asjakohasus, on otstarbekas käsitleda selles 37 dokumentide haldamist kompaktsemalt, luua selge struktuur ning loobuda õigusaktides ja standardites toodu ümberkirjutamisest. Analüüsi käigus leiti, et 17 peatükki võib maha võtta, kuna need ei kirjelda piisavalt kooli vajadusi ja olid liiga detailsed. Näiteks dokumendiliikide juures olid lahti kirjeldatud kõik dokumendiliigid ja selgitused iga liigi kohta ja elementide asukohad. Näiteks protokoll oli 2 lehel ja kiri 3,5 lehel. Uude korda lisati 7 uut peatükki, põhjalikult muudeti 6 peatükki. Uues loodud dokumentide haldamise korras on nüüd 13 peatükki. Kehtiv asjaajamiskord oli 29 lehekülge pikk, detailselt oli kirjeldatud toimikute ettevalmistamist, klambrite eemaldamist ja lehekülgede nummerdamine. Samuti oli detailset kirjeldatud paberdokumendi saabumisel tehtavad toimingud. . Uus loodav dokumendihalduse kord on nüüd 8 lehekülge+lisad. Peamised peatükid, mis uude korda lisati:  Ametikohtade pädevus ja vastutajad  Andmekaitse põhisätted  Dokumendihalduse põhisätted  Dokumentide allkirjastamine  Dokumentide hoidmine ja säilitamine  Asutusesiseseks teabe määramine  Juurdepääsupiirangud Järgmisi peatükke muudeti:  Üldsätted  Dokumentide vormistamise nõuded  Dokumentide vormistamine, vastuvõtmine ja registreerimine  Tõestusmärge  Teabe avalikustamine  Pitsatid Dokumentide haldmise korra lisana loodi tabel kasutatavatest infosüsteemidest ja andmebaasidest, tuues seal ära administraatorid, vastutajad ja tavakasutajad. Uude korda lisati dokumentide koostamise näidised ja muudetud jalusega dokumendiplangid. Uuringu tulemusena valmis dokumentide haldamise kord, mis vastab õigusaktidele, seadustele ja määrustele ja kooli tegelikele vajadustele Eelneva põhjal koostati Viljandi Gümnaasiumi dokumentide haldamise kord (lisa 4).

The aim of the final thesis is to develop a document management procedure for Viljandi Gymnasium.