Raamatupidamisaruande automatiseerimine Microsoft Power BI äriteabelahendusega

Käesoleva lõputöö keskseks probleemiks oli ühe ettevõtte vajadus raamatupidamisprotsesse automatiseerida, kuid puudusid teadmised, kuidas Microsofti iseteeninduslik äriteabelahendus selleks sobida võiks. Probleemist tulenevalt seati uurimistöö eesmärkideks luua raamatupidamisaruande mudel MS Power BI äriteabelahendusega ning selgitada välja, kuivõrd sobilik on MS Power BI ettevõtte raamatupidamisprotsesside automatiseerimiseks. Esimeses peatükis loodi ülevaade raamatupidamise automatiseerimise ja äriteabe teoreetilistest lähtekohtadest, samuti varasematest uurimustest. Uurimuse teine peatükk kirjeldas ärijuhtumit ja empiirilise uuringu metoodikat ning kolmandas peatükis kajastati uuringu käigus kogutud andmete tulemusi, tuginedes ettevõtte finantsspetsialistidega läbi viidud intervjuudele ning uurimispäevikule, mida uurija kogu töö vältel pidas. Finantsspetsialistide intervjuude ja uurimuse käigus automatiseeritud lojaalsuspunktide raamatupidamisaruande loomisprotsessi põhjal võib kokkuvõtteks öelda, et MS Power BI on hea tööriist suurte andmemahtude haldamiseks, visualiseerimiseks, tööaja vähendamiseks ning analüüsiks, olles seejuures kasutajasõbralik ning pakkudes mugavaid võimalusi aruannete jagamiseks töökaaslaste vahel. Samuti on ettevõtte raamatupidamisinfot koondav andmeladu kasutamiseks üsna arusaadav ning kergesti ligipääsetav. Suuremate takistavate teguritena MS Power BI kasutamisel kerkisid esile teatud puudujäägid finantstöötajate oskustes, andmeallikate kvaliteedis ja ligipääsetavuses, samuti piiratud õigused tarkvara uuendamiseks. Et finantstöötajad saaksid MS Power BI-d raamatupidamisprotsesside automatiseerimisel kõige efektiivsemalt rakendada, tuleks suurendada töötajate õigusi tarkvara uuendamisel ning parendada ettevõtte andmeallikate kvaliteedikontrolli, juhendmaterjale ja Sharepointi failihaldussüsteemi ülesehitust. Lõputöös läbi viidud uuring oli küll väiksemahuline ning tugines ainult ühele ettevõttele, võib siiski töö väärtuseks pidada kasulikku töötajate hinnangute analüüsi kui ka oluliselt tööaega vähendavat lojaalsuspunktide aruande koostamist Power BI-s. Uurimistöö seatud eesmärgid täideti ning leiti vastused kõigile uurimusküsimustele, saades mitmekülgne ülevaade MS Power BI äriteabelahenduse sobilikkusest uurimusse kaasatud ettevõtte raamatupidamisprotsesside automatiseerimiseks.

Since the amount of business information is growing, businesses’ ability to process large data sets has become increasingly important. In order to provide up-to-date analysis and improve decision making, the demand for business intelligence (BI) tools has grown over the years. Finance is one area where business intelligence solutions could become useful by automating reporting processes and decreasing the need for manual work. This graduation paper focuses on a case company that is interested in finding out how suitable Microsoft Power BI solution is for improving their financial reporting processes. The paper is divided into three chapters. The first chapter describes the theoretical background of monthly financial reporting, the automation of business processes and business intelligence, followed by an overview of Microsoft Power BI self-service business intelligence solution and previous research conducted in the related fields. The second chapter describes the empirical study carried out in this graduation paper, explains the methods, business case and the procedure of collecting the data. A qualitative active research approach was adopted to gain a detailed understanding of how suitable MS Power BI is for automating financial reporting in the case study company. During the empirical study, (1) semi-structured interviews were conducted with financial specialists to get an overview of their experience with using Power BI and; (2) a financial reporting process was automated with Power BI by the researcher, the process of which was documented in the research diary and compared against the previously adopted manual way of compiling the report. The third chapter addressed the results from the interviews, research diary and time comparisons. The results of the empirical study indicated that MS Power BI was a user-friendly tool for managing, visualising and analysing large data sets, there was also a decrease in manual work and time spent on creating the financial reports which was seen as a great benefit in the case company. Power BI offered easy ways of sharing the reports and the data warehouse that stored the financial data was mostly understandable and accessible for the financial specialists. However, there were some obstacles in using the tool as well which concerned financial specialists’ skills and rights to update MS Power BI software, data quality and accessibility to certain data sources. In order to enhance the effectiveness of MS Power BI tool for automating financial reporting, the case company could modify user rights principles and the structure of Sharepoint file management system, improve data quality control and instructions of using the data sources. The graduation paper consists of 49 pages, nine figures, two tables, four appendixes and is based on 52 references.