Dokumentide loomise ja haldamise tegevused Sotsiaalkindlustusametis

Dokumendihalduse valdkonda reguleerivad mitmed õigusnormid, millel ei ole ühte kindlat õigusnormi, millest lähtuda. Põhiline regulatsioon on leitav TKTA määrusest, mis ei anna kindlaid juhiseid valdkonna korraldamiseks. Asutusi suunatakse eelistama andmete vahetamist dokumendivahetusele ja elektroonilisi dokumente paberdokumentidele, aga ka vähendama teabe dubleerimist ning mitte koguma ega alal hoidma mittevajalikku ja aegunud teavet (Vabariigi Valitsuse määruse „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“ eelnõu seletuskiri, 2017, lk 3). Teabe- ja dokumendihaldus ei oma väärtust iseseisvana, vaid on alati seotud teenuste ja protsessidega, nende haldamise ning arendamisega (Vabariigi Valitsuse määruse „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“ eelnõu seletuskiri, 2017, lk 4). Iga asutus kogub informatsiooni ja tegutsemise käigus luuakse dokumente ning kogutakse andmeid. Kvaliteetne dokumendihaldus ei aita ainult dokumente kaitsta vaid suurendab organisatsiooni töö efektiivsust. Töö dokumentidega on universaalne ja ei sõltu organisatsioonist, vajadus dokumente hallata on kõigil asutustel ja see tuleneb dokumendi omadustest, mitte organisatsiooni tüübist. Asutuse dokumendid peavad olema loodud korrektselt ning ühtsete põhimõtete järgi, olema vastavuses konkreetse dokumendiliigi vorminguga. Selle kõige tagamiseks tuleb asutusel kehtestada dokumentide vorminõuded. Samuti tuleb organisatsioonis reguleerida e-kirjade haldamist ja vormistamist. Jõudsalt liigutakse selles suunas, et organisatsioonile oluline informatsioon on digitaalsetes andmekogudes, mitte enam ainult EDHSi. Praeguses inforohkes ja digitaalses maailmas vajab iga asutus kirjalikke juhendeid, et korraldada organisatsiooni dokumendihalduse tööd, et oskuslikult hallata suurel hulgal andmeid ja dokumente. Dokumendihalduse juhendi koostamisel tuleb asutusel lähtuda, et töötajad saaksid vastused küsimustele kes, mida, millal ja kuidas asutuses dokumentidega teeb. Seega dokumendihalduse regulatsioonides tuleb kirjeldada kõiki dokumentidega tehtavaid toiminguid nende elukäigu jooksul (Kukk, 2018, lk 70). Juhendis dokumendihalduse korraldamise ja kirjeldamise osas on otstarbekas aluseks võtta asutuse dokumentide liigitusskeem, mis oma olemuselt annab ülevaate asutuse põhiülesannete täitmisel tekkivast teabest, selle allikatest ja hoiukohtadest. Lõputöö teema oli „Dokumentide loomise ja haldamise tegevused Sotsiaalkindlustusametis“. Teema valikul lähtus autor, et SKA on avalikke teenuseid osutav organisatsioon, kes peab lähtuma oma teabe ja dokumentide haldamisel TKTA määrusest ja kaasas käima riigis toimuvate arengutega ning reformidega. SKA põhifunktsioon on teenuste osutamine, kuid selle juures on oluline tugifunktsioon 41 teabe- ja dokumendihaldusel. SKAs teevad valdavalt kõik valdkonna spetsialistid dokumendihalduse toiminguid. Kuid paljudel töötajatel ei ole selles valdkonnas põhjalikke teadmisi ega oskuseid. Neil tuleb arvestada, et asutuses on kasutusel mitmeid andmebaase, peale EDHSi, kus hoiustataks andmeid, dokumente ja muud informatsiooni. Siinjuures on oluline, et asutuses oleks juhend, mis annaks töötajatele ülevaate, kus ja kuidas teenusepõhiseid andmeid ja dokumente hoiustatakse. SKAs ei ole kasutusel ajakohast juhendit, mis reguleeriks teabe- kui dokumendihaldusega täpsemaid toimingud. Asutuses on olemas palju erinevaid juhendeid, kuid need ei ole enam ajakohased. Lähtudes uuest määrusest, mis asetab esikohale teenused ja nende hindamise ning kvaliteedi, siis dokumendihalduse korraldamisel on oluline, et SKAs oleks teenusepõhiste dokumentidega tegelemiseks põhjalik ja ajakohane juhendmaterjal, mis toetab ja loob kindluse ametnikel dokumendihalduse ja teenusepõhiste toimingutega tegelemiseks. Lõputöö eesmärk oli välja selgitada dokumendihalduse korraldus Sotsiaalkindlustusametis, et töötada välja juhend dokumentide loomiseks ja haldamiseks. Lõputöö uurimisstrateegiana kasutati kaardistusuuringut ja deduktiivset lähenemist. Andmete kogumiseks kasutati kvalitatiivset ja kvantitatiivset uurimisviisi. Uurimismeetodis kasutati teavet, mida arvuliselt väljendada ei olnud otstarbekas ning tulemused saadi järeldava statistika alusel ja intervjuuvastused esitati üldistatud kujul. Uuringu tulemustest selgus, et asutus vajab kirjalikku juhendit, mis kirjeldaks dokumendihalduse valdkonna täpsemaid põhimõtteid. Tõsta dokumendihalduse ja teenuste kvaliteeti ning muuta andmete kättesaadavus lihtsamaks. Autor koostas lõputöö raames SKAle dokumentide loomise ja haldamise juhendi, kus on kirjas dokumentide vormistamise nõuded, haldamise nõuded, teenusepõhiste dokumentide protsessitöövood ja Deltasse registreerimine ning andmeväljade täitmine. Samuti koondab juhend kokku kõik eelnevad erinevad juhendid, töökorraldused ja kokkulepped, mis tagab selle, et asutuses ei ole kaasajastamata juhendeid. Kogu vajalik ja ajakohane informatsioon on kõigile teenistujatele kättesaadav ühes juhendis. Lõputöö eesmärk ja seatud ülesanded said täidetud. Teoreetiliste andmete ja uuringu tulemuste põhjal koostas autor Sotsiaalkindlustusametile dokumentide loomise ja haldamise juhendi (Lisa 3).

The title of the Bachelor’s Thesis is "Document creation and management in the Estonian Social Insurance Board". The thesis consists of theoretical and empirical research, which is a total of 40 pages, and appendices, which makes it a total of 74 pages. The research is supported by 86 sources, 13 of them being in foreign languages. The relevance of the thesis is due to the significant changes that took place in the field of document management in the years 2017 and 2018. Firstly, a new regulation "Principles for Managing Services and Governing Information" was adopted. Although it establishes broader concepts, it does not provide specific guidelines for document management. Secondly, in addition to the ERDMS, the information is also stored in other information systems. Therefore the agencies must keep up-to-date guides for its management. Thirdly, the Estonian state set the goal to shift most of communication in the public sector into digital channels by 2020. The aim of the thesis is to find out the organization of document management in the Estonian Social Insurance Board in order to the develop a document creation and management guide. Following tasks were set in order to achive the goal:  development of regulatory legislation, standards, guidelines and literature to provide a framework for developing a guide for document creation and management;  to map and point out weak links in the creation of documents in the information systems of the Estonian Social Insurance Board;  analyze product data in order to develop a guide for the creation and management of service-based documents for the use in the information systems of the Estonian Social Insurance Board in order to ensure the efficiency and quality of services. The research strategies used in the thesis are survey and a deductive approach. Data was collected using qualitative (semi-structured interview, records analysis) and quantitative (review of ERDMS and records) research methods. It was not practical to quantify the information used for the reseachs, thus the 43 results were based on inferential statistics and the results of the interview were presented in a generalized form. The results of the research show that the institution needs written guides explaining more detailed principles of document management. Based on the theoretical data and the results of the study, the author prepared a guide for the creation and management of documents in the Estonian Social Insurance Board.