Haldusreformijärgne arhiivikorralduskohalikes omavalitsustes

Lõputöö koostati teemal haldusreformijärgne arhiivihaldus kohalikus omavalitsuses. Lõputöö eesmärgiks oli välja selgitada haldusreformijärgsed nõuded kohaliku omavalitsuse arhiivihalduse korraldamisele ning vastavus õigusaktidele Tartu -ja Jõgeva, Rõuge, Viljandi, Setumaa ja Tarvastu maakonna kohalikes omavalitsustes ning luua lõputöö empiirilise uuringu metoodika. Lõputöö kirjutamiseks on läbi töötatud õigusakte, tutvutud erialase kirjandusega, loetud erinevaid artikleid. Eelnevalt on sarnast uurimust teinud paljud, aga autor tõi välja Bernd Rannamäe magistritöö ja Triin Kaarepere bakalaureusetöö. Enne haldusreformi oli Eestis palju alla 5000 elanikuga omavalitsusi. Reformi sihiks oli moodustada vähemalt 11 000 elanikuga omavalitsused. Haldusreformi eesmärk oli võimekad omavalitsused, kes suudavad kohalikku elu terviklikult arendada ja pakkuda kvaliteetseid teenused ja täita kõiki neile antud ülesandeid, kuna omavalitsuste teenuste osutamine oli ebaühtlane ja sageli mittepiisav. Kuna eelnevalt olid KOV-d neile seadustega määratud ülesannete täitmiseks liiga väikesed. Et KOV-id oleksid jäkusuutlikud ja suudaksid oma tegevust rahastada, pakkuda arengut ning kasvu ja, et teenused oleks kvaliteetsed, oli Eestil vaja läbi viia haldusreform tulenevalt haldusreformi seadusest. Valdade ja linnade liitmise eesmärk oli võimalikult iseseisvad KOV-id, kes on oma ülesannete kõrgusel. koolieelsete Kuna kohalikud omavalitsused on arhiivimoodustajad, on neile kehtestatud seadustega kindlad nõuanded, kuidas arhiivihaldust korraldada. Peale selle peavad KOV-id haldama ka haldusreformi järel tegevuse lõpetanud kohalike omavalitsuste arhiive, mis suurendas KOV-de töömahtu arhiivihalduses. Haldusreformi ühinemisega taheti ka väiksematele KOV-le anda suuremaid rahalisi võimalusi, et palgata kas uusi töötajaid, tekitada uusi töökohti või koolitada olemasolevaid. Kui suurendada ametnike arvu nii palju, et töötajal oleks võimalik keskenduda ühele kindlale ülesandele, siis peaks olema eeldused loodud, et saavutada professionaalne tase ja professionaalsuse suurendamisega on ühinemine positiivsuse saavutanud. Asutuse või isiku, kelle tegevuse käigus võib tekkida arhivaale ja kas dokumente võib hävitada või peab alles hoidma, selgitab välja Rahvusarhiiv. Asutusel või isikul on keelatud dokumente enne hävitada, kui arhivaar pole välja selgitanud, kas on tegemist arhivaaliga või mitte. Avalik arhiiv koostab hindamisotsuse, mida säilitatakse alatiselt ja mis aitab ka hiljem arhivaale leida. Rahvusarhiivi kogumispõhimõte on alati ühesugune ja need aitavad hindajal otsustada kas dokument on arhiiviväärtuslik või mitte. Kas siis dokument on paberil või digikujul jääb dokumendihalduse eesmärk samaks: tegevuse käigus saadud dokumendi audentsuse tagamine ja alleshoid. Dokumendihaldussüsteemi eesmärk on, et dokumenti säilitatakse ja tagatakse ja väärtuslik teave säilib ja on kättesaadav. Et arhiiviväärtuslikuks tunnistatud teave säiliks ja ei satuks ohtu, tuleb dokumente ja arhivaale hallata ja nõudeid, mis seaduses välja toodud täita. Kohalikel omavalitsustel on väga palju erinevaid tegevusvaldkondi ja ülesandeid, ning nende täitmisel tekkivate dokumentide hulk on suur. Et asutusel oleks dokumente lihtne järjel hoida, peaks asutus kohe alguses tekitama mingi dokumendi, kus saaks kõik kirja panna. Pärast on lihtsam, kui on aeg dokumendid arhiivi või hoidlasse paigutada. Enne arhiivi või hoidlasse paigutamist on mõistlik dokumendid korrastada nii, et pärast avalikku arhiivi andmist, poleks nende korrastamisega vaja palju vaeva näha. Autor annab töös ülevaate, kuidas on reguleeritud seadused ja õigusaktid Tartu -ja Jõgevamaa, Rõuge, Viljandi, Setumaa ja Tarvastu kohalikes omavalitsustes. Lühiülevaate Rahvusarhiivi hindamisotsustest ja arhiivihalduse korraldamise nõuetest. Uurimisandmete kogumiseks kasutati poolstruktureeritud ankeetintervjuud ja küsitlust. Haldusreformi eesmärgiks oli liita väiksed vallad, et neil oleks võimalik pakkuda konkurentsivõimelist palka ja avalikud teenused oleks kättesaadavamad ja kvaliteetsemad. Eri suurustega valdade töötajate osakaal taheti haldusreformiga ka võrdsustada, sest kantselei töötajate arv oli ebavõrdne, suurema rahvaga valdadel vähem töötajaid ja vastupidi. Seoses sellega, aga langes kõikide ülesannete koormus töötajatele erinevalt. Kuna väikestes valdades oli töötajatel liiga palju erikohustusi, siis ei suudetud pakkuda pädevat teenust ja töötaja ei saa oma kohustusi lõpuni selgeks. Hetke seisuga on haldusreform olnud väga kasulik, kuna avalike teenuste pakkumine on paranenud ja vallad on võimelised pakkuma konkurentsivõimelist palka ja tänu sellele ei liigu kõik noored suurematesse linnadesse. Et kui töökohuseid hajutada või lausa jagada mitme töötaja vahel, saaks kõik tööd korralikult tehtud ja töötajaid ei koormata üle ning problemid vähenevad. Kuna valim oli väike, kaks maakonda, siis selle järgi päris otsustada ei saa, aga nende kahe maakonna näitel, saab välja tuua, et osadel töötajatel muutus ametinimetus ja sellega seoses tuli tööülesandeid juurde või ka vähenes. Kuna arhiivil on suur osa administraatori töökohustustest, siis peaks kindlasti suutma iga vald oma töötajale pakkuda vastavaid koolitusi või väljaõpet. Uuringu tulemusi analüüsides selgus, et enam kui pooled töö lõpetanud valdade arhiividest ei olnud täielikult korrastatud, sest töötajate suure töökoormuse tõttu ühinemisprotsessi ajal lükati “vähemtähtsad” tööd kõrvale. Ühinemisjärgselt uuendatakse valdades ja tööjõudu jääb väheks. Valdades uuendatakse vastavalt vajadusele dokumentatsiooni ja tehakse arhiivi korrastamisel vajaminevaid korrapäraseid töid ning vallad pingutavad selle nimel, et arhiivid oleks korras ja dokumendid säilitatud vastavalt ettenähtud seadustele. Lõputöö tulemusena on kokku tehtud kolm soovitust, mida kohalikud omavalitsused võiksid jälgida arhiivihalduses. Antud ettepanekud on koostatud vastavalt küsitluse käigus selgunud probleemsetele kohtadele ja tuginedes teooriale.Lõputöö eesmärk on täidetud ja uurimisküsimused on saanud vastuse.

Pille Peiker (2021). “Archival Management in Local Governments After the Public Administration Reform”. Tallinn University of Technology. Assistant Managers Course. Final thesis. Mõdriku, 58 pages, 63 different sources, 56 in Estonian, 7 in English, 4 charts, 11 figures. The relevancy of the topic in society is confirmed by the fact that local governments must establish their archives, and as a result, certain requirements have been introduced by the Archives Act, and Rules of the Archives, to organize archival management. The aim of the thesis is to explore requirements for organizing archival management in local governments after the administration reform, and its compliance with legislation in the local governments of Tartu and Jõgeva counties. To achieve the aim, the following research tasks were created:

1. to explore the organization of archival management in local governments of Tartu and Jõgeva counties after the administration reform, and its compliance with legislation and the requirements established by the National Archives;
2. to investigate whether the employees responsible for archive management are aware of all the requirements, and their actual application;
3. to provide feedback to the local governments participating in the research on their archival management, and make suggestions for improvement;
4. to present the summary of the research results to the National Archives. Municipalities have a lot to do in arranging their archives. Unfortunately, no emphasis has been placed on schooling or training the staff, although archives play a major role in people’s lives, regarding both our past and future. Nowadays, new physical archives are not founded, as digital archiving is used, this means less work for employees and no need for proper rooms in which archival records could be preserved. The thesis consists of two chapters. The first chapter describes the tasks of local governments, gives a brief overview of the administration reform, and finds out the requirements for organizing local government archives. The second chapter addresses the empirical research methods, introduces the purpose of the thesis, the research tasks, the research method to carry out the research, the sample, the conclusions from the results analysis, and suggestions.