Tarneahela ebaefektiivsuse põhjused paberipõhises veokorralduses

Digitaliseerumine on toimumas kõikjal meie ümber. Sellest on tänaseks paljud ettevõtted kasu saanud, sest nad on minevikus teinud otsused uute tehnoloogiate abil muutuda oma tegevuses efektiivsemaks ja optimeerida oma protsesse. Autor pidas käesolevat uuringut vajalikuks, sest erinevad digitaliseeritud lahendused võivad aidata nii tänastel, kui ka tulevastel veonduse spetsialistidel oma tööd tulemuslikumalt teha ning sellega veondusettevõttele ja teistele osapooltele suuremat väärtust luua. Muutusteks valmistumine, spetsialistide leidmine arendusplaani koostamine need on vaid mõned üksikud tegevused, mille peale tuleb ettevõtte digitaliseerimisel mõelda, kuid esmalt tuleb endale tunnistada muutuse kasu ja vajadust, mistõttu käesoleva lõputöö uurimisprobleemiks oli, et Eesti ettevõtted kasutavad tarneahelas paberipõhist, mitte digitaliseeritud veokorraldust või kasutatakse digitaliseeritust vähesel määral, muutes sellega tarneahela toimimise osapoolte jaoks ebaefektiivseks. Käesolev lõputöö koosnes kolmest, teoreetilisest, metodoloogilisest ja empiirilisest, peatükist. Teoreetiline osa koosneb seitsmest alapeatükist, kus anti lühidalt ülevaade tarneahela, logistika ja veonduse olemusest ning väheke pikemalt tehti juttu digitaliseerimist ning muuhulgas oli juttu ka digitaliseerimist soodustavates ja takistavates teguritest. Metodoloogiline osa jagunes viieks alapeatükiks. Esimeses alapeatükis formuleeriti uurimisprobleem ja uurimisülesanded, teine alapeatükk andis ülevaate uurimisstrateegiast. Kolmas alapeatükk selgitas lahti küsitluse ning neljandas toodi ära üldkogum ja selgitati valimi koostamise põhimõtteid. Viies alapeatükk kajastas küsitluse tulemusi ja järeldusi. Empiirilised andmed koguti ankeetküsitlusega. Käesoleva lõputöö uurimisprobleemi oli, et Eesti ettevõtted kasutavad tarneahelas paberipõhist, mitte digitaliseeritud veokorraldust või kasutatakse digitaliseeritust vähesel määral, muutes sellega tarneahela toimimise osapoolte jaoks ebaefektiivseks. Eesmärgini jõudmiseks tuli täita järgnevad uurimisülesanded: • selgitada lahti tarneahela, logistika ja veokorralduse olemus; • anda ülevaade digitaliseerimise olemusest ja seda mõjutavatest teguritest, • koostada ülevaade veokorraldust enim puudutavates regulatsioonidest; 37 • koostada uurimiseks küsimustik, leida uuringu üldkogum ja valim ning viia läbi küsitlus • analüüsida küsitluse tulemuste põhjal: o kui suur osakaal on ettevõtetes paberipõhistel ja digitaliseeritud dokumentidel, o millised dokumendid on valdavalt paberkandjal ja millised digitaalse, o kui suurt ajakulu toob endaga kaasa dokumentatsiooniga töötamine, o mis tingib paberil dokumentide käsitluse, o kas paberdokumentidega töötamine loob ebaefektiivsust vastajate meelest. • Tuua välja digitaliseerimisega saavutatavad peamised efektiivsuse parandajad anda vähemalt üks soovitus töö efektiivsemaks muutmiseks. Autor seadis lõputöö eesmärgiks välja selgitada tarneahela ebaefektiivsuse põhjused paberipõhises veokorralduses. Antud lõputöö esimeses peatükis väljatoodule tuginedes, leiti et uuringutulemused kinnitavad, et muudatuste, ka positiivsete, sisseviimine ei ole alati lihtne. samuti paistab silma, et on vaja teada, millised tegurid aitavad kaasa või takistavad muutumise protsessi rakendamist ja juhtimist. Uuringus osalenud ei hooma autori hinnangul, et paberil asjaajamine on nende tegevust pärssiv tegur. Samas ei saa ka välistada, et muudatusi ehk digitaliseerimist veonduses takistavad tegureid nagu: • ettevõttepoolne ebapiisav rahaline toetus; • organisatsioonikultuur; • pühendumuse puudumine; • kõrged programmi seadistamise ja hooldamise kulud; • ebapiisav kasutajate arv; • vajaliku infotehnoloogia toe puudumine ettevõttes; • ettevõttesisene vastupanu muutustele; • oskuste ja asjatundlikkuse puudumine. Toetudes lõputöös läbiviidud küsitluse tulemustele ja teooria peatükis välja toodud digitaliseerimisega saadavatele kasuteguritele, tuuakse autori poolt välja järgmised järeldused mida digitaliseerimine veondusele annaks (parendaks): • täpse ja kiire ligipääsu informatsioonile, mis vähendab ajakulu administratiivtööle, kergendab töö planeerimist ja likvideerib seoste puudumise tellimuste ja veodokumentide vahel; 38 • parendab ettevõttesisest informatsiooni liikuvust ja minimeerib dokumentide kaotsimineku; • mida suurem on digitaliseeritus seotud ettevõtetes, seda väiksemaks jäävad puudused süsteemide vahelises liidestumises; • digitaalne infovahetus kaotab ära kulud, mis on seotud tähitud kirjade postitamisega. Autor soovitab esimese sammuna võtta veonduses kasutusele eCMR, sest see lahendus ei vaja ettevõttelt suuri arenduskulusid, sest see on juba kolmanda osapoole poolt loodud toimivana ja kuna paberil CMR kasutuse osakaal oli 42,9% veonduses ringlevast paberdokumentatsioonist, siis oleks siit saadav võit kergeim tulema ja suurima mõjuga. Autor hindab lõputöö järeldusi ja tulemusi heaks ning ettepanekud teostatavateks. Töös välja toodud lahendused aitavad vähendada ebaefektiivsust veonduse dokumendihalduses. Tulemuseks kiirenevad kaupade liikumised ja vähenevad dokumendihaldusele kuluvad töötunnid. Edasisteks uurimissuundadeks oleks näiteks veonduse digitaliseerituse võrdlusanalüüs mõne digimeelsema sektoriga, et tuvastada võimalikke häid praktikaid, mis aitaks digitaliseerida ka veondust, aga miks mitte ka mõnda teist paberil toimetavat sektorit.

Digitization is happening all around us. Today, many companies have benefited from this because they have made decisions to become more efficient in their operations and optimize their processes with the help of new technologies. The author considers this study necessary because different digitalized solutions can help both todayˇs and future transportation specialists do their work more effectively, creating more excellent value for transportation companies and other partners. Preparing for changes, finding specialists, and creating a development plan, are just a few of the activities that must be considered when digitizing a company. Still, first, you have to recognize the benefits and necessity of the change, which is why the research problem of this thesis was that Estonian companies use paper-based, not digitized transport management in the supply chain, or digitization is used to a small extent, thereby making the operation of the supply chain inefficient for the parties. This thesis consisted of three chapters, theoretical, methodological and empirical. The methodological part was divided into five subsections. The first sub-chapter formulated the research problem and research tasks, and the second sub-chapter gave an overview of the research strategy. The third sub-chapter explained the study results, and the fourth introduced the general population and explained the principles of sampling. The fifth sub-chapter reflected the results and conclusions of the survey. Empirical data were collected by using a questionnaire survey. To reach the goal, the following research tasks had to be completed: • explain the nature of supply chain, logistics and transport management, • give an overview of the nature of digitization and the factors affecting it, • prepare an overview of the regulations that are most relevant to transport management, • prepare a questionnaire for the study, find the sampling and study group for the study and conduct the survey, • analyze based on the survey results: • what is the share of paper-based and digitized documents in companies, 40 • which documents are mostly paper, and which are digital, • how much time is involved in working with documentation, • which necessitates the processing of records on paper, • whether working with paper documents creates inefficiency in the minds of the respondents. • Point out the principal efficiency improvers that can be achieved by digitization and give at least one recommendation to make work more efficient. The author set the goal of the thesis to find out the reasons for the inefficiency of the supply chain in paper-based transport management. Based on the results of the survey carried out in the thesis and the benefits of digitization presented in the theory chapter by (Srivastava et al., 2020), the author points out the benefits that digitization that would be achieved by the transportation sector: • accurate and fast access to information, which reduces time spent on administrative work, facilitates work planning, and eliminates the lack of connections between orders and transport documents, • improves the mobility of information within the company and minimizes the loss of documents, • the greater the digitization in related companies, the more minor the deficiencies in the interfacing between systems, • digital information exchange eliminates the costs associated with posting registered letters. The author recommends the first step to adopt eCMR in transportation because this solution does not require significant development costs from the company because. After all, a third party has already created it. Since the share of paper CMR usage was 42.9% of the paper documentation circulating in transportation, the victory from here would be the easiest to come by and with the most numerous impact. As a result, the movement of goods is accelerated, and the working hours spent on document management are reduced.