Hankeprotsessi läbiviimise parendamine jäätisekülmikute hanke näitel ettevõttes Kitman Coldtech OÜ

Käesoleva töö uurimisprobleem seisnes ettevõtte ebakindluses, kas tänane jäätisekülmikute tarnija on ettevõtte jaoks majanduslikult mõistlik valik. Probleemist lähtudes oli töö eesmärgiks välja selgitada jäätisekülmikute hanke-järgsed kulud ning leida erinevaid võimalusi, kuidas parendada tuleviku hankeotsust ning sellega kaasnevat protsessi. Töö raames kaardistati ning analüüsiti ettevõttes tekkivad hanke-järgsed kulud, mis olid otseselt seotud jäätisekülmikute kvaliteedist tulenevatest probleemidest. Lisaks selgitas autor välja kahe erineva tarnija (Türgi ja Venemaa) jäätisekülmikute erinevused kvaliteedi ja kulude osas. Autor koostas tarnijate hindamise maatriksi, et tagada hanke raames objektiivsem tarnijate hindamine. Lisaks viis autor läbi katse kaardistada varasemast laiahaardelisemalt jäätisekülmikute tarnijaturg ning töötas välja uued hanketingimused, et vähendada ettevõtte hanke-järgseid lisakulusid läbi garantiitingimuste. Lõputöö eesmärgi saavutamiseks lahendas autor viite töös püstitatud uurimisülesannet. Autori koostatud kahe tarnija jäätisekülmikute võrdlus annab selge arusaama tänasel päeval hanke raames hangitud jäätisekülmikute erinevustest ning puudustest. Kaks tarnijat erinevad kvaliteedi ja kulu tegurite osas mitmel erineval viisil. Türgi tarnija Ugur paistab silma kõige konkurentsivõimelisema hinna, madalama külmikute kvaliteedi, paremate tehniliste näitajate, lühema tellimuse täitmise aja ja rohkemate lisakulude poolest. Siiani on puudunud tarnijaga kokkulepped garantiitingimustes, kuid tarnija varuosade saadavus on hea, arengupotentsiaal tarnijaga on olemas ning tarnija tooted on ettevõtte jaoks kättesaadavad. Sellegipoolest on tarnija tarnetes esinenud ebatäpsust ja praaktooteid. Madalam seadmete kvaliteet tähendab ettevõtte jaoks suuremaid hooldus- ja remondikulusid. Venemaa tarnija Caravelli jäätisekülmikud on kvaliteetsemad, töökindlamad, rohkemate lisaseadmete, paremate tarne- ja garantiitingimustega ning väiksemate lisakuludega. Samas tuleb Caravelli külmikute puhul arvesse võtta, et varuosade saadavus on kehv, arengupotentsiaal tarnijaga puudub ning tarnija tooted ei ole tänasel päeval ettevõttele kättesaadavad. Hanke-järgsete kulude kaardistamise tulemusena leidis autor, et garantiitööde põhirõhk on suvel, kui jäätise müügi otstarbel külmikuid rohkem kasutatakse. Väljakutsete põhjusteks olid mittetöötavad seadmed nt külmikute mittepiisav külmetamine, kompressori, ventilaatori või termostaadi ülesütlemine jms. Kaardistuse tulemusena selgus, et kokku oli 2021.-2023. aastal garantii raames tehtud 35 väljakutset. Hanke-järgsete andmete kaardistamise tulemusena selgus, et kolme aasta jooksul tehtud garantiitööde kulu ettevõttele on olnud 3023,73 eurot ehk ühes kalendriaastas kannab ettevõtte hanke-järgseid kulusid ümardatult 1008 eurot. Neid garantiitöid, millel andis eristada tootja, oli 46% kogu väljakutsetest ning nendest 87,5% olid seotud Uguri jäätisekülmikutega. Sellest järeldas autor, et Uguri seadmed on suurema remondivajadusega, kuid võttis lisaks arvesse asjaolu, et antud tarnija seadmeid on koguseliselt rohkem hangitud. Uurimisobjektiks oleva ettevõtte hanketingimustes puudusid garantiid hõlmavad punktid, mis vähendaksid ettevõtte hanke-järgseid kulusid. Selleks selgitas autor välja jäätisekülmikute keskmise remondivajaduse, mille tulemusena saadi, et keskmiselt vajavad ettevõttes kogu hangitavatest jäätisekülmikutest remonti 5%. Uued garantiitingimused loodi selle eesmärgiga, et need kataksid ära külmikute remondivajadusest tekkivad kulud. Sellest tulenevalt pakkus autor välja, et külmikute tarnija pakuks remondivajadusest tulenevalt varuosasid või lisaseadmeid külmikute tellimiskogusele juurde. Sel viisil oleksid ettevõtte jaoks garantii raames tekkivad lisakulud kaetud ning ettevõtte pakutav järelteenindus kliendi jaoks kvaliteetne. Parandamaks tarnijate hindamist jäätisekülmikute hankes koostas autor tarnijate hindamise maatriksi. Läbi autori koostatud tabeli ei ole tulevikus vaja hankes teha otsuseid, mis baseeruvad vaid ostuhinnal või töötaja tajudel. Kokku hinnati maatriksis 16 ettevõtte jaoks olulist kriteeriumit tarnijate eelvalikul ning hindamisel. Kõige suurem tähtsusaste omistati kvaliteedi, tarne, hinna, teeninduse ja järelteeninduse kriteeriumitele. Nendel aspektidel on suurim mõju ettevõtte konkurentsivõimele ning otsesele hanke tulemusele. Ülejäänud kriteeriumid olid tarnija paindlikkus, tarnija üldine suhtumine, eelnev kogemus tarnijaga, tarnija usaldusväärsus, geograafiline asukoht, maksetingimused ning maine ja positsioon turul. Kõige madalama osatähtsusega kriteeriumid olid tootmisvõimsus ja tehniline võimekus, tarnija finantsseis, keskkonnateadlikkus ning tarnija areng. Autor lisas maatriksisse kaks tarnijat (Ugur ja Caravell), kelle käest varem jäätisekülmikuid hangitud on. Tarnija Ugur sai hindamise tulemusena 195 punkti, mille saavutas läbi odavama hinnataseme. Tarnija Caravell sai hindamise tulemusena 189 punkti, kus peamiseks punktiskoori kergitajaks oli toodete kvaliteet, kuid hinnet tõi madalamale tarnija usaldusväärsus ning maine. Uurimistöös sooviti välja selgitada, kas tänane jäätisekülmikute tarnija on ettevõtte jaoks majanduslikult parim valik. Uue tarnija leidmise vajaduse välja selgitamiseks võrdles autor hanke-järgsete kulude tulemusi järgmise parima tarnija pakkumisega. Tulemusena selgus, et valides praeguste teadmiste põhjal hankes järgmine parim pakkuja, tõusevad ettevõtte kulud 16 421,60 euro võrra. Seega võib autor eeldada, et ettevõttes ollakse valmis Türgi tarnija Uguri jäätisekülmikute hanke-järgseid kulusid kandma seni kaua kuni need ei ületa järgmise parima tarnija külmikute soetusmaksumust. Uue tarnija valimine ei ole ettevõttes mõistlik, kuni ei ole leitud madalama soetusmaksumusega jäätisekülmikute tarnijat. Konkurentsivõimeliste tarnijate leidmiseks viis autor läbi katse kaardistada tänane jäätisekülmikute tarnijaturg, mille tulemusena leiti kaheksa erinevat tarnijat. Turuanalüüsi tulemusena selgus, et soetusmaksumuse poolest oli Türgi tarnija taaskord kõige konkurentsivõimelisem pakkuja. Lisaks võttes arvesse antud tarnija jäätisekülmikute remondivajadusest tulenevaid kulusid ning kvaliteedi ja kulude võrdlusest leitud aspekte, on siiski tegemist tänasel päeval ettevõtte jaoks soodsaima pakkumisega turul. Tarnijaturu kaardistamise läbi selgitati välja, et tänane tarnija on hetketeadmiste põhjal majanduslikult kõige mõistlikum valik. Vastavalt saadud tulemustele sai lõputöö peamine eesmärk täidetud ning lisaks pakkus autor välja mitmeid erinevaid võimalusi, kuidas hankeprotsessi läbiviimist täiustada. Autori arvates on järelduste ja ettepanekute peatükis tehtud soovitused realistlikud ning neid järgides saavutab ettevõte veelgi põhjalikuma ning täpsema hankeprotsessi etappides tekkivate kulude ettekujutuse.

Improving the procurement process organization of ice cream freezers on the example of Kitman Coldtech OÜ Kitman Coldtech OÜ is a small size company who provides cold solutions in Estonia with a long-term experience in the field. Every year the company organizes procurement of ice cream freezers for a local ice cream manufacturer. In the past, ice cream freezers were procured from a Russian factory, which is no longer possible due to the sanctions against Russia. At the moment, Kitman Coldtech OÜ procures ice cream freezers from a supplier from Turkey. The research strategy of this thesis is a case study and the object of research is the procurement of ice cream freezers for a cold technology company. The research problem of the thesis is the company's uncertainty whether the current supplier is economically the best option. Based on the problem, the aim of this thesis is to find out the post-procurement costs of ice cream freezers and to find different ways to improve the future procurement decision and overall procurement process. The company's post-procurement costs come from the warranty repair of the ice cream freezers. In order to achieve the goal of the thesis, the author set five research tasks:

1. Find the differences between the two existing ice cream freezer suppliers (Turkey and Russia) in terms of quality and costs.
2. Map and analyze the post-procurement costs of ice cream freezers (2021-2023), for better information input for future procurements.
3. Create a balanced and objective supplier evaluation matrix.
4. Map today's ice cream freezers supplier market.
5. Develop new procurement conditions for the 2024 procurement. As a result of the research, the author found that the two existing suppliers differ in several ways in terms of quality and cost factors. Turkish supplier Ugur has the most competitive price, but lower quality products and additional costs. Ice cream freezers lower quality means higher maintenance and repair costs for the company. Russian supplier Caravell's ice cream freezers have higher quality and are more reliable, come with more accessories, have better warranty conditions and lower additional costs. However, it must be taken into account that the availability of Caravell’s spare parts is poor, there is no development potential with the supplier and the supplier's products are not available for the company today. As a result of mapping the post-procurement costs, the author found that most of the warranty work was done in summer and was related to the non-working equipment, insufficient cooling, failure of the compressor, fan or thermostat, etc. It turned out that during the 3 years (2021-2023) there had been 35 warranty repair works in the company. In total, it caused the company additional costs of 3,000 euros and most of the warranty works were caused by Ugur freezers. In order to update the procurement conditions, the author calculated the average ice cream freezer repair need. It revealed that on average, 5% of the procured ice cream freezers need repairing. The new warranty conditions should cover the repairing costs, as it includes 5% of spare parts or additional ice cream freezers in addition to the order quantity from the supplier. This way all the additional costs should be covered and the company’s after-sales service would have better quality for the customer. To improve the evaluation of suppliers, the author created a supplier evaluation matrix. A total of 16 important criteria for the company were evaluated in the matrix during the pre-selection and evaluation of suppliers. The highest level of importance was attributed to the criteria of quality, delivery, price, service and after-sales service. Having an evaluation matrix, there will be no need in the future to make decisions in procurement that are based only on the price or the employee's perceptions. To achieve the main aim of the thesis, the author compared the post-procurement cost results with the next best supplier's offer. As a result, it turned out that by choosing the next best bidder in the procurement, based on current knowledge, the company's costs will increase by 16,421.60 euros. Therefore, the author can assume that the company is ready to bear the post-procurement costs of the Turkish supplier Ugur's ice cream freezers as long as they do not exceed the purchase price of the next best supplier's freezers. In order to find competitive suppliers, the author conducted an attempt to map today's ice cream freezers supplier market. As a result of the supplier market analysis, it was revealed that the Turkish supplier was once again the most competitive bidder in terms of acquisition cost. According to the obtained results, the main goal of the thesis was fulfilled, and in addition, the author proposed several different ways to improve the organization of the procurement process.