Digitaliseeritud lahenduste kasutamine raamatupidamises OÜ Finnair Business Services näitel

Kiiresti areneva ja muutuva digimaailma nähtusena kujundab digitaliseerimine raamatupidamisspetsialistide tööülesanded suures osas ümber. Varasemalt läbiviidud uuringutest on selgunud, et uute tehnoloogiate kasutuselevõtmisega kaasnevad mitmed eelised ja puuduseid, kuid väga vähesed on neid empiiriliste andmetega kontrollinud. Seetõttu oli lõputöö raames läbiviidav empiiriline uuring vajalik, et selgitada välja konkreetse ettevõtte põhjal digitaliseeritud kasutamise võimalused ja nendega kaasnevad eelised ja kitsaskohad. Tänu digitaliseeritud lahendustele on vähenenud raamatupidajate töökoormus, traditsioonilistel meetoditel tehtud keerulised raamatupidamistehingud tehakse lihtsalt ja kiiresti. Raamatupidajaid peamiselt mõjutavate digitehnoloogiatena on käsitletud automatiseerimist, suurandmeid, tehisintellekti, pilveandmetöötlust ning plokiahelat. Raamatupidamise digitaliseerimine võib aidata ettevõtetel säästa aega ja raha, kuna andmete sisestamine ja töötlemine toimub automaatselt. Samuti võib see vähendada vigade ja valeandmete riski, kuna arvutisüsteemid saavad andmeid täpsemini töödelda kui inimesed. Lisaks võib digitaliseerimine võimaldada ettevõttetel saada paremat ülevaadet finantsolukorrast ja aidata paremaid otsuseid teha. Vaatamata sellele, et digitaliseerimisel on raamatupidaja tööülesannete lihtsustamisel palju eeliseid, tuleb märkida, et hetkel ei suuda see täita raamatupidaja kõige väärtuslikumaid funktsioone, milleks on finantsinformatsiooni tõlgendamine ja analüüsimine. Paljud ettevõtted ei ole digitaliseerimist rakendanud, kuna sellega kaasneb kõrge algne maksumus. Nimelt peavad ettevõtted investeerima uutesse tehnoloogiatesse ja koolitama oma töötajaid uute süsteemide kasutamiseks. Samuti on raske tagada andmete turvalisust ja privaatsust. Palju on arutletud selle üle, kas digitaliseerimine võtab üle töökohad ja robotid hakkavad asendama inimesi. Siiski näitavad uuringud, et raamatupidajaid lähitulevikus ei asendata vaid digilahendusi hakatakse kasutama rutiinsete ülesannete automatiseerimiseks. Lõputöö empiiriline uuring viidi läbi ettevõttes Finnair Business Services OÜ, mille tegevusalaks on kontsernisisene äriteenuste osutamine andmehalduse, andmetöötluse ja raamatupidamise valdkonnas. Ettevõttes on rakendatud erinevaid digitaliseeritud lahendusi, kuid senini ei olnud ettevõttes peale digilahenduste kasutuselevõtmist läbi viidud uuringut, mis annaks ülevaate digitaliseerimise tulemustest. Uuring viidi läbi ajavahemikul 01.03.2024-12.04.2024, mil üheks andmekogumise meetodiks oleva osalusvaatluse käigus ettevõtte tööst osa võeti. Lisaks osalusvaatlusele, kus vaadeldi ettevõttes kasutusel olevaid tarkvaralahendusi ning erinevaid tööprotsesse, kasutati andmetekogumiseks ka poolstruktrueeritud intervjuud tiimijuhiga. Kogutud andmete analüüsiiks kasutati võrdlusmeetodit, kus võrreldi teoorias välja toodud digilahenduste kasutamise võimalusi ettevõttes kasutusel olevate lahendustega ja hinnati nendega kaasnevaid eeliseid ja puuduseid. Saavutatud uurimistulemused on esitatud sõnalise tekstina, mida täiendavad tabel ja joonised. Uuringu tulemusena käigus selgus, et ettevõttes on edukalt rakendatud mitmeid digitaliseeritud lahendusi raamatupidajate töö lihtsustamiseks ja tulemuslikkuse parandamiseks. Selgus, et ettevõttes on rakendatud automatiseeritud lahendusi, tehisintellekti, pilvelahendusi ja ka suurandmete analüüsi. Uuringu tulemustest selgus, et digilahenduste kasutamisel on mitmeid eeliseid, sealhulgas aja kokkuhoid, manuaalse töö mahu vähendamine ja suurem tõhusus. Lisaks väiksem inimlike vigade risk ning arvutipõhine juurdepääs andmetele igal ajal ja igal pool. Samuti võimaldab see suuremahuliste andmehulkade analüüsimist ja töötlemist. Siiski kaasnevad digitaliseerimisega ka puudused, näiteks ebakorrektsed ennustused tehisintellekti poolt, tehnilised probleemid ja ühilduvusprobleemid. Lisaks on vajalik stabiilne internetiühendus ning teenuse kiirus ja jõudlus võivad kõikuda. Samuti on pidev vajadus raamatupidajate koolitamise järele, et nad saaksid uusi tehnoloogiaid tõhusalt kasutada. Lähtudes uuringu eesmärgist, tehti ettevõtte töö tulemuslikumaks muutmiseks järgnevad ettepanekud: • automaatselt töödeldavate arvete mahu suurendamiseks jätkata investeerimist automatiseeritud lahenduste arendamisse ja rakendamisse; • tegeleda tehisintellekti süsteemi täiustamisega, eesmärgiga vähendada vigade esinemissagedust arvete käsitlemisel; • korraldada raamatupidajatele koolitusi, mis tutvustaksid neile kasutusel olevate lahenduste lisafunktsioone ja laiemaid kasutusvõimalusi. Tänu uuringu läbiviimisele sai ettevõte ülevaate oma digitaliseerituse tasemest ning uuringu tulemuste põhjal tehtud järeldustest

The title of this dissertation is “The use of digital solutions in accounting: on the example of the firm Finnair Business Services OÜ”. The thesis is 48 pages long and consists of three chapters. The accounting profession has undergone significant changes in a short period. Tasks previously performed on paper have been digitized and moved into computers. As a phenomenon of the rapidly evolving and changing digital world, digitalization is reshaping the tasks of accounting professionals. The adoption of various digital solutions can help accountants work more efficiently and create greater value for businesses. Thanks to digital solutions, the workload of accountants has been reduced, and complex accounting transactions done through traditional methods are now done simply and quickly. Many companies do not implement digitalized solutions in their accounting processes and continue to prefer manual work, which can lead to decreased efficiency and accuracy, reducing the competitiveness of the company. A study conducted by Business Wire (2022) revealed that over 90% of accounting and finance professionals still waste time each month on low-value tasks, and 47% stated that the lack of automation is resource-intensive and time-consuming. In the company where an empirical study is being conducted, various digitized solutions have been implemented. Many studies have emphasized that the adoption of new technologies brings forth numerous advantages and disadvantages. However, very few studies have empirically examined these claims. Therefore, the empirical study conducted as part of this thesis is necessary to identify the specific advantages and disadvantages associated with the adoption of digitized solutions in a particular company. In the company Finnair Business Services OÜ, various digital solutions have been implemented recently. However, there hasn't been a study conducted in the company post the implementation of digital solutions that would provide an overview of the outcomes of digitalization. Conducting such a study in this company is crucial as it aims to gain a better understanding of its level of digitalization and identify the advantages and drawbacks of the implemented digital solutions. The aim of the empirical study of the dissertation is to identify the digital solutions used in the company's accounting and analyze their advantages and challenges in accounting processes, draw conclusions, and make proposals for making the company's work more efficient. The main research tasks required to achieve this goal are: • develop methodology for conducting empirical research; • map the digitized accounting processes of OÜ Finnair Business Services and analyze the advantages and challenges of digital solutions in the company's accounting; • draw conclusions and make recommendations for improving the effectiveness of the investigated company's operations. The study employed a deductive approach and participatory observation and semi-structured interview as methods for data collection. Data analysis was conducted through a comparative method, contrasting the theoretical possibilities of digital solutions with those implemented in the company, examining their respective advantages and challenges. The empirical study conducted at Finnair Business Services OÜ revealed that the company has successfully implemented several digitalized solutions to improve the efficiency and simplify the work of accountants. These include the implementation of automated solutions, artificial intelligence, cloud solutions, and big data analysis. The study revealed several advantages of using digital solutions, such as time savings, reduction in manual workload, increased efficiency, lower risk of human errors, and computer-based access to data anytime, anywhere. Additionally, digitalization allows for the analysis and processing of large datasets. However, there are also drawbacks associated with digitalization, such as inaccurate predictions by artificial intelligence, technical issues, compatibility problems, the need for a stable internet connection, and fluctuations in service speed and performance. Furthermore, there is a continuous need for training accountants to effectively utilize new technologies. Based on the objectives of the study, the following recommendations were made to enhance the company's effectiveness: • continue investing in the development and implementation of automated solutions to increase the volume of automatically processed invoices; • organize training sessions for accountants to familiarize them with additional features and broader usage of existing solutions; • focus on improving the artificial intelligence system to reduce the frequency of errors in invoice handling. Conducting this study provides the company with insights into it’s level of digitalization. Based on the conclusions and recommendations derived from the study's results, the company can make more targeted decisions for the future.