ISO 9001:2015 standardile vastava teabehalduse korraldamine energiaettevõttes

Teabehaldus on organisatsioonile oluline mitmel põhjusel nagu näiteks tõhus info kasutamine: organisatsioonid koguvad suures koguses teavet erinevatest allikatest, sealhulgas klientidelt, partneritelt, sisemistest süsteemidest jne. Hästi korraldatud teabehaldus võimaldab sellel infol muutuda kasulikuks ressursiks, mida saab kasutada strateegiliste otsuste tegemiseks ja äriprotsesside parendamiseks. Otsuste tegemisel: juhtimisotsused põhinevad sageli olemasolevatel andmetel ja teabel. Korraldatud teabehaldus tagab, et juhtidel ja otsustajatel on juurdepääs ajakohasele, täpsele ja usaldusväärsele teabele, mis võimaldab neil teha teadlikke ja hästi informeeritud otsuseid. Töötajate tõhusus: Hästi korraldatud teabehaldus võimaldab töötajatel kiiresti leida vajalikku teavet ja dokumente. See suurendab nende tõhusust ja tootlikkust, kuna väheneb aeg, mis kulub teabe otsimisele ja töötlemisele. Andmekaitse ja turvalisus: organisatsioonide jaoks on oluline tagada nende kogutud andmete turvalisus ja konfidentsiaalsus. Teabehaldussüsteemid aitavad rakendada ja jälgida turvameetmeid, et kaitsta andmeid volitamata juurdepääsu ja lekke eest. Klienditeenindus: kiire ja täpne info kättesaadavus on oluline ka klienditeeninduse seisukohalt. Korraldatud teabehaldus võimaldab ettevõtetel paremini mõista klientide vajadusi ja pakkuda neile kiiremat ja tõhusamat teenindust. Kokkuvõttes võimaldab hästi korraldatud teabehaldus organisatsioonidel tõhusamalt toimida, paremini juhtida riske, suurendada töötajate tootlikkust ning pakkuda paremat teenust nii sisemistele kui ka välistele huvigruppidele. Lõputöö eesmärk oli kaardistada teabehalduse hetkeolukord, et tuua välja järeldused ja teha ettepanekud selle vastavusse viimiseks ISO 9001:2015 standardiga. Eesmärgi täitmiseks anti ülevaade teoreetilistest lähtekohtadest ja standardist. Analüüsiti hetkeolukorda ja tulemuseks loodi dokumendihalduse juhend, dokumendi liigitusskeem ja teabevahetuse protsessi kirjeldus. Lisaks tegi autor ettevõtte teabehalduse parendamiseks muudatusettepanekuid. Peamine probleem, miks eelnimetatud dokumendid loodi oli, et ettevõtte teabehaldus oli reguleerimata ja ettevõtte soovib kasutusele võtta ISO 9001:2015 standardit, mis näeb ette teabe dokumenteerimist ja haldamist ja on protsessikeskne standard. Lõputöö eesmärk täideti läbi liigitusskeemi, teabevahetuse protsessi kirjelduse ja dokumendihalduse juhendi koostamise loomisega. Analüüsi tulemusena tehti parendusettepanekud, et parendada ettevõtte teabehalduse korraldamist.

The title of the thesis is information management according to the ISO9001:2015 standard in an energy company. The relevance lies in clause 7.5 of ISO 9001:2015, which requires that the organization must: retain documented information to the extent necessary to support the operation of processes, and retain documented information to the extent necessary to ensure that processes are carried out as planned. (ISO 9001:2015, 2015) The aim of the thesis is to find out the current situation of information management in order to draw conclusions and make proposals for its alignment with the ISO 9001:2015 standard. To fulfill the goal, the following tasks were set: ● outline the principles of organizing information management based on theoretical sources; ● find out the requirements of ISO 9001:2015 for the organization of information management and documentation of information in order to create a theoretical framework for conducting a thesis study; ● prepare a suitable methodology for conducting an empirical study; ● map and analyze the current situation of information management in order to clarify the requirements for documented information based on the ISO 9001:2015 standard; ● analyze the maturity level of information management in order to prepare basic documents regulating the organization of information management, if necessary; ● draw conclusions and, if necessary, make proposals to align information management with the ISO 9001:2015 standard. The research consists of three parts. In the first chapter, the author provides an overview of theoretical positions on information management and the ISO 9001:2015 standard. The second part introduces the methodology of the empirical study and the sample. The third sub-chapter gives an overview of the results of the study and makes suggestions for improvement. The subject company does not have an information management procedure and they do not have established who is responsible for what. The company wants to adopt the ISO 9001:2015 standard, which establishes specific requirements for information management. In order to align the company's information management with the requirements of ISO 9001:2015 and to create a document management guide, document classification scheme and description of the information exchange process for the company. For this purpose, document observation and management group interviews were conducted in the company. When analyzing the results, the interview answers are compared with the results of the observation and with the requirements of the ISO 9001: 2015 standard. As part of the thesis, a document classification scheme, a document management guide, and a description of the information exchange process will be created for the company.