Kaubaaluste pakkimisdokumentatsiooni automatiseerimine Tammer OÜ näitel

Abstract

Käesoleva lõputöö uurimisprobleemiks oli näidisettevõtte projektijuhtide ebatõhus ajakulu, kõrgem vigade hulk kaubaaluste pakkimise töökäskude vormistamisel, ning sellega seonduvalt potentsiaalne mõju ettevõtte mainekuvandile. Lõputöö eesmärgiks oli leida kohad ning välja pakkuda lahendused, mis võimaldaksid vähendada ajakulu ja veaohtu pakkimise töökäsu vormistamise protsessis, mida viivad hetkel täide ettevõtte projektijuhtid. Eesmärgi saavutmiseks viis autor läbi eksperimendi ning analüüsis majasiseselt avastatud mittevastavuste põhjuseid ning sagedust. Autori seatud hüpotees, et projektijuhi pakkimisetöökäsu vormistamisele kuluv aeg väheneb 75% kui automatiseerida alusele lahtiselt pakitavate detailide nimekiri, leidis kinnitust. Tulemused näitasid, et ajavõit on võimalik kuni 96%, olenevalt projekti suurusest ja keerukusest. Esimesele uurimisküsimusele, kui palju vähendab pakkimiskäsule kuvatava informatisooni automatiseerimine projektijuhi ajakulu, leidis autor vastuse viies läbi eksperimendi. Eksperimendi tulemusena selgus, et mida rohkematest ja keerulisematest ühikutest koosneb projekt, seda suurem ajavõit on võimalik saavutada läbi automatiseerimise. Ajaline võit projektijuhi töös on alates 80% võrreldes praeguse süsteemiga. Lisaks, aitaks automatiseeritud andmed ühtlustada tootmisele kuvatavat informatisooni samas kõrvaldades veaohtu mis on tingitud käsitis andmesisestusest pakkimise töökäsule. Teisele uurimisküsimusele, kuidas vähendada puuduvate pakkimise töökäskude arvu, aitas lahendada ettevõtte kvaliteediosakonnalt saadud mittevastavuste andmed. Andmeid analüüsides leidis autor, et seda saaks teha läbi standardiseeritud pakkimisealuse kokkuleppimise ning tellis ettevõtte IT osakonnast standardse pakkimise määramise märkeruudu. Märkeruudu abil saab kliendihaldur edaspidi määrata projektipõhiselt, et kas standardiseeritud ja automaatne pakkimiskäsu genereerimine on antud juhul lubatud või mitte. Läbi selle on tulevikus võimalik kõrvaldada ligi 4,4 % mittevastavusi mis on seotud puuduva pakkimise töökäsuga. Kolmanda uurimisküsimuse, kuidas vähendada eksitavat kaubaaluse informatisooni pakkimise töökäsul, lahendamiseks leidis autor, et peamiseks põhjuseks oli aegunud majasisesed kokkulepped. Sellest lähtuvalt sai töö autor küsimusele vastuse ning lahenduse läbi olemasoleva kokkuleppe kaasajastamise, mis eemaldas projektijuhi töölaualt selle ülesande. Kui varasemalt pidi projektijuht kaubaaluse eelduslikke mõõte märkima pakkimise töökäsule, siis edaspidi ei ole ole see vajalik, sest pakkimise osakond võtab vajaminevad andmed otse ERP süsteemist oma töölaualt kus on need nähtaval. Antud uus kokkulepe säästab esiteks olulisel määral projektijuhi ajakulu pakkimise töökäsu vormistamisel ning teiseks jääb ära eksitav andmemüra pakkimise töökäsul. Töö praktiline väärtus seisneb ettevõtte protsesside tõhustamises, läbi vigade arvu vähendamise ja inimressursi ajakulu vähendamise kaudu. Teoreetilise kirjanduse osa kinnitas ka täpse klienditeeninduse ja dokumentatsiooni olulisust kliendi silmis, hoides ettevõtte kuvandit kõrgel. Töö autor leiab, et lõputöö eesmärk on saavutatud. The objective of this thesis was to analyse the packing order process in a sample company and suggest solutions to improve its efficiency and accuracy. Analysis of the whole process had shown that project managers wasted a lot of time on this repetitive task, which resulted in many errors in preparing packing orders for pallets, possibly damaging the company’s reputation by doing so. The main issue was to avoid manual input errors, reduce the work, and save time, that is to automate the work process in a standardised way. The hypothesis was that the packing list that will be generated for the loosely packed items that get placed on a pallet can potentially cut down at least 75% of the time spent by the project manager on doing this. To validate this theory, an experiment was set up, and the company's quality department data was analyzed. Results showed that depending on the size and complexity of the project automation could save 96% of the time. The recommendations that were given reduced error frequency and more streamlined information given to production and improved customer relation. Author’s key findings: •Project managers can devote at least 80% less time to their work, using the automated system, than with the previous packing order system. Percentage is even greater when dealing with large and complex projects. •Establishing standard processes and creating checkboxes in cooperation with the IT department reduces the cases of missing packing orders’ work task by 4.4%. •The removal of misleading data from packing sheets can can lead to better communication with customers and greater trustworthiness for the company. This thesis is helpful in a real sense by optimising the processes of the company itself, which will reduce errors and save human resources. This emphasis on proper documentation and excellent customer service is essential to upholding and improving the company’s reputation. The author could infer that the purpose of the thesis was accomplished, providing to the company efficient and factual solutions for its instant execution.