Tehniliste koolituste süsteemi arendamine ettevõttes Veho AS

Käesolev lõputöö teemal „Tehniliste koolituste süsteemi arendamine ettevõttes Veho AS“ käsitles Mercedes-Benz sõidukite jaemüügi ja teeninduse ettevõtte järelteeninduse tehniliste koolituste süsteemi arendamist. Töö teema oli seotud ettevõtte vajadusega muuta olemasolevaid tehniliste koolituste toiminguid minimeerides struktureerimata koolitusalast infovoogu ja koolituste toimumise ebaregulaarsust ning parendades järelteeninduse osakonna teadlikkust koolituste sisu, tehase standardite, koolitusvajaduste ja kavandamise kohta. Töö eesmärgiks oli kaardistada tegurid, mis mõjutavad negatiivselt või positiivselt efektiivse koolitussüsteemi loomist ning viia olemasolev koolitusprotsess vastavusse Mercedes-Benz tehase standardite- ja nõuetega. Töö probleemi lahendamiseks uuris autor käimasolevat koolitustegevusete protsessi, koolitustel osalemise järjepidevust negatiivselt mõjutavaid tegureid ning selgitas välja tehase standarditele vastava tehniliste koolituste süsteemi mudeli. Autor kaardistas Mercedes-Benz AG nõutavad autotehnikute kvalifikatsioonid, tasemed ja nende saavutamiseks kohustuslikud koolituskavad ning selgitas välja, mis järjestuse ja kestuse on nendele määratlenud tehas. Uuringu käigus teostati olemasoleva koolitusprotsessi vaatlus, korraldati järelteeninduse meeskonna liikmete küsitlus ning viidi läbi intervjuu koolitusjuhiga. Vaatluse tulemusena tõdeti, et olemasolevas koolitusprotsessis puudub vajaduste kaardistamise etapp ning antud asjaolu tõttu ei täida protsess oma peamist eesmärki – töötjate arendamist. Samuti on puudulik toimunud koolituste tagasisidestamine, info läbitud ja läbimata koolituste kohta on struktureerimata, koolituste planeerimine ei ole kooskõlas töötajate graafikuga, järelteeninduse teenindusjuhid ei juhi protsessi. Töötajate küsitluse tulemused näitasid meeskonna liikmete madalat teadlikkust koolitusprotsessi, koolituste sisu, kava ja infoallikate kohta. Samal ajal tuvastati, et järelteeninduse töötajad ei kasuta enesearengu jaoks mõeldud veebikoolituste platvormi piisavalt infosulu ja selgelt defineerimata nõuete tõttu. Koolitusjuhi intervjuust selgus, et koolitusosakond ootab järelteeninduse juhtidel koolitusprotsessi enda vastutuse alla võtmist, mis peab väljenduma regulaarse sisendi edastamises koolitusvajaduste ja koolituste soovitud toimumisaegade osas. Tuginedes uuringu käigus saadud teabele tegi autor ettepaneku parendada olemasolev koolitustegevuste protsess ning lisada sellele koolitusvajaduste kaardistamise etapp ning suunata koolituste planeerimist teenindusjuhtide vastutusse. Samuti pakkus autor teha toimunud koolituse järel analüüsi teadmiste ammendumise ja ebaõnnestumiste kohta ehk koguda sisend ja selle baasil planeerida järgmised koolitused eriti juhul, kui selgub, et koolitatava pädevuses esineb läbitud teema osas lünkasid. Meeskonna teadlikkuse tõstmiseks pakkus autor käsitleda koolitusalase info liikumist kui ühist kommunikatsiooni protsessi, mida juhib teenindusjuht. Koolitusalase info struktureerimiseks töötas autor välja tehniliste koolituste juhtimissüsteemi, mis võtab sisendida tehase veebikoolituste platvormilt teavet kvalifikatsioonide, tasemete, nõuete, töötajate läbitud ja läbimata koolituste kohta, koolitusosakonnast – kavandatud koolituste plaani, järelteeninduse osakonnast – infot töötajate koolitusvajaduste ja töögraafiku kohta. Infovood kolmest kanalist võetakse kokku MS Excel’i rakenduses, mis on seostatud tehase veebikoolituste andmetega ja uuendatav uue sisendfaili alla laadimisega ning tulemusena on järelteeninduses toimiv interaktiivne koolitusalase info haldamise tööriist, kuhu on koondatud kogu vajalik info kõikide koolituste ja iga töötaja kohta. Kirjeldatud süsteem oli võetud kasutusele Veho AS’i kõikides esindustes jaanuaris 2025. Eelkõige uuendati töötajate profiilid ning nii juhid, kui ka autotehnikud ja diagnostikud said ülevaate läbitud ja tehase määratletud eesolevate koolituste kohta ning esimeste eesolevate koolituste toimumisajad olid planeeritud vastavalt töötajate koolitusvajadustele ja töögraafikutele.

The thesis on the topic of “Technical training system development in the organization Veho AS” dealt with ways to implement an improvement of technical training system in Mercedes-Benz retail and service organization Veho AS. The dissertation subject was related to the organization’s need to enhance existing outdated technical training system by minimizing the unstructured information flow and the infrequency of technical trainings and upgrading the after-service department’s awareness of technical training’s content, factory standards, training needs and planning. The aim of the dissertation is to map the factors that negatively or positively influence the creation of an effective training process and to bring the existing training process in accordance with Mercedes-Benz AG factory standards and requirements. To solve the thesis’s problem, the author studied the existing training process, the factors that negatively affect the continuous involvement and participation in technical trainings and presented the model of technical training system that meets the factory standards. The author mapped the existing Mercedes-Benz A ’s required automotive technician qualifications, levels and mandatory training programs to achieve them and found out the sequence and duration defined by the factory for technical trainings. During the study, the author carried out an observation of the present technical training process, conducted a survey for the after-service department employees as well as an interview with the training department manager. As a result of the observation, it was confirmed that the existing technical training process lacks the mapping stage, thus not fulfilling its main goal – employees’ development. Also, there is an absence of feedback on conducted trainings, the information about completed and not completed trainings’ is unstructured, the planning of the technical trainings is not aligned between cross-departments, thus is not synchronized with employees’ working schedules, after-service management does not supervise the process. The survey showed low employees’ awareness of the training process, content, plan and sources of information related to trainings. At the same time, it was identified that the employees do not use the e-training platform for self-development due to the lack of information and undefined requirements. From the interview with the training department manager, it was found that the department is expecting cooperation from service managers to take responsibility for the training process, which must be conducted as a regular exchange of information between cross-departments about training needs and desired training times. Based on received information, the author made a conclusion to improve current technical training process and to add an additional mapping step, also to transfer responsibility of the technical training planning to service managers. Furthermore, the author proposed conducting an analysis of knowledge depletion and bottlenecks, that is, collecting input and plan the following trainings, especially if it turns out that there are significant gaps in the trainee’s competence regarding the covered topic. For the purpose of raising team awareness, the author suggested handling the flow of training-related information as a common communication process led by service manager. With regard to structure the training information, the author developed a technical training management system, which takes input information from the factory’s web training platform regarding qualifications, levels, requirements, employees completed and uncompleted trainings, from the technical training department – training plan and from after-service department – information about employees’ trainings needs and work schedules. The information flows from the three channels are summarized in the MS Excel application, which is linked to the factory’s online training system and can be updated in real time by downloading a new input file and exporting it in the MS Excel, the result of which is an interactive training information management tool for the after-service department, where all the needed necessary information about all trainings and employees is collected. The system described was put into use in all Veho AS dealerships starting from January 2025. Foremost, all employee profiles were updated, so both managers and technicians received an overview of the completed and factory required trainings for each job profile, and the forthcoming trainings were planned in accordance with employees’ training needs and work schedules.