Hangete ja varude juhtimise tõhustamine Eesti Rahvusraamatukogu näitel

Hankimise ja varude juhtimise prioriteetseks ülesandeks on korraldada mitmesuguste materjalide, toodete ja teenuste soetamist parima hinna ja kvaliteedi suhtena ning nendega mõistlikku ümberkäimist. Eesmärgi täitmiseks on olulise tähtsusega valdkonna terviklik tõrgeteta toimimine. Käesolev töö hõlmas Eesti Rahvusraamatukogu hankekorralduse ja varude juhtimise protsesside probleemide kaardistamist ning ettepanekuid nende kõrvaldamiseks. Uurimustöö tulemusena selgus, et riigihangete läbiviimise kord vajab uuendusi, muuta tuleb hangete ja varude juhtimist. Töö esimeses, teises ja kolmandas peatükis on toodud ülevaade logistika üldpõhimõtetest, Eesti Rahvusraamatukogu kui avalik-õigusliku organisatsiooni juhtimise alustest, varade ja varude juhtimisest ning hanketegevusest. Nimetatud peatükkides on rõhk varade ja varude juhtimise ning hankimise teoreetilistel käsitlustel. Neljandas peatükis kaardistas autor Eesti Rahvusraamatukogu hangete ja varude juhtimise kui toetava tegevusega seotud probleemid selles tegevuses osalevate tipp- ja keskastmejuhtide vaatest ning esitas ettepanekud probleemide kõrvaldamiseks. Töö uurimusküsimusteks olid: 1) Kuidas ja kui hästi on hangete ja varude juhtimine RRis korraldatud? 2) Kas ja kuidas on võimalik muuta hangete ja varude juhtimist RR-is? Uurimustöö meetodina kasutas autor käesoleva lõputöö jaoks koostatud intervjuud ning võrdlevat analüüsi. Uurimismeetodiks on struktureeritud intervjuu, mis viidi läbi üksikintervjuudena. Intervjuude analüüsimisel kasutatud kvalitatiivne meetod keskendus mõistmisele, seletusele ja tõlgendamisele ning vähem kirjeldamisele, mõõtmisele ning defineerimisele. Autoril oli vaja teada saada intervjueeritavate subjektiivset arvamust hanketegevuse korraldamisel, et mõista töötajate vaadet selle valdkonna probleemidele. Intervjuu tulemusi saab vaadelda kui RRi tipp- ja keskastmejuhtide subjektiivseid seisukohti, mis on välja kujunenud praktiliste tegevuste, baasteadmiste ja suhtumise tulemusena. Teoreetiliste aluste ja uurimuse tulemusena koostas autor ettepanekud hanketegevuse paremaks korraldamiseks ning varude juhtimisega seotud kitsaskohtade parandamiseks, millest olulisemad on järgmised: 1. langetada RRi riigihanke korraldamise korras rahalist piirmäära pakkumuste võtmiseks 999 €-lt vähemalt 400 €-ni; 2. koolitada juristi või paari töötajat (näiteks kogude arenduse osakonnast), keda saab nõustajana kaasata kõikidesse riigihangetesse; 3. muuta bürootarvete juhtimine tsentraalseks (et protsessid oleksid jälgitavad, juhitavad, analüüsitavad ja prognoositavad), leida pädev varustaja, kes oleks suuteline koostööd tegema eri valdkondade osakondadega (ettepanek on toodud lisas 2); 4. tutvustada valdkondade juhtidele, osakonnajuhatajatele ja riigihangetes osalevatele töötajatele RRi uuendatud riigihangete korraldamise korda, bürootarvete tellimise juhendit ning varalise vastutuse aluseid. Peale intervjuude läbiviimist on alustatud RRi juhtkonna poolt riigihankete läbiviimise korra täiendamist, isikkosseisu koolitamist ning plaanitakse bürootarvete hankimise auditi läbiviimist.

One of the priority tasks of procurement and inventory management is to provide for the best price-quality ratio for acquisition of a wide range of materials, products and services, as well as their reasonable treatment. Smooth functioning of the area as a whole is important for reaching this goal. This thesis addresses mapping the bottlenecks in procurement and inventory management processes in the National Library of Estonia and makes proposals as to how to eliminate such bottlenecks. The study results have revealed that the public procurement procedure requires renewal and that administration of procurement and inventory management should be changed. The first three chapters of the thesis contain an overview of general principles of logistics, basics of management of the National Library of Estonia as an institution in public law as well as of asset and inventory management and procurement activities. The theoretical part focuses on asset and inventory management and procurement. In the fourth chapter the author outlines the bottlenecks in connection with procurement and asset management in the National Library of Estonia and provides proposals on their elimination. The main questions of the study were: 1. How and how well is the procurement and inventory management organized in the National Library? 2. Whether and how it is possible to change the procurement and inventory management in the National Library? As the method of this study the author used interviews conducted for this thesis and comparative analysis. Structured interviews were conducted one-on-one with respondents. The qualitative method used to analyze the interviews focused mostly on understanding, explaining and interpretation and to a lesser degree on describing, measuring and defining. The author had to learn the subjective opinion of the respondent on organization of procurement activities in order to understand employees’ views on the problems in the given area. Interview results can be seen as subjective opinions of top and middle managers of the National Library formed as a result of hands-on activities, basic knowledge and communication. Based on the theoretical background and the conducted research the author introduces proposals for better organization of procurement activities and for elimination of the bottlenecks in connection with inventory management. The most important of these are: 1. to decrease the financial threshold for organization of public procurement of the National Library from 999 euros to at least 400 euros; 2. to train a lawyer or a couple of employees (for instance, from the Collection Development Department) to be involved as advisor(s) in all public procurements; 3. to centralize office supply management (so that the processes are controllable, analyzable and can be forecasted), to find a supplier able to cooperate in different departments (the proposal is provided in Annex 2); 4. to introduce area and department managers as well as employees who participate in public procurements to the updated procurement procedures of the National Library, the office supply ordering regulations and to the basics of material liability. After the interviews were conducted the administration of the National Library has commenced updating the public procurement procedures, training of the personnel and planning of the future office supplies audit.