Efektiivsuse tõstmise võimalused Lean juhtimisfilosoofia abil ETS Logistics OÜ näitel

Töö esimene osa keskendus tootmisest pärinevate Lean põhimõtete olemusele ja teenindusvaldkonnas rakendatavuse uurimisele. On üldine arusaam, et Lean põhimõtted on tööstussektori raamidest välja kasvanud ning teenindussektoris rakendatavad. Teenindussfääris on hulgaliselt näited ettevõtetest, kes on suutnud mainitud põhimõtete abil tulemusnäitajaid parandada. Lean konseptsiooni ülekandmiseks tööstussektorist teenindusvaldkonda tuleb põhimõtteid vastavalt konkreetse teenuse tootmise iseloomule ja eripäradele kohandada. ETS Logistics OÜ-l puudus konkreetne ülevaade pakutavate teenuste mahtudest, tulususest ja kaubakogustest. Analüüsi käigus selgus, et 91 % tellimuste mahust ning 87% ettevõtte kogutuludest moodustab tavakauba maanteetransport, seetõttu võttis töö edasise analüüsi aluseks just tavakauba maanteetranspordi. Andmete analüüsi käigus selgus, et kaubakogustest moodustavad tellimuste arvud väikesaadetistele 41%, osakoormatele 37%, täiskoormatele 11%, pakisaadetistele 9% ning pisipakisaadetistel 2%. Tuludest moodustavad kaubakoguste järgi osakoormad 52,71%, väikesaadetised 29,92 %, täiskoormad 13,07%, pakisaadetised 3,77% ja pakisaadetised 0,53%. Ajakulu analüüsist selgus, et antud hetkel korraldab ettevõte pakisaadetiste ja pisipakkide transporti kahjumlikult. Ühe pakisaadetise tellimuse tellimuse realiseerimise keskmine kulu on 44,75 eur ning pisipaki keskmine kulu 59,32 eur, keskmine tulu ühe pakisaadetise tellimuse kohta 37 eurot ning pakisaadetise tulu 21 eurot. Efektiivsuse tõstmise võimaluste analüüsist selgus, et ettevõttel on potentsiaalne võimalus ajakulu päringute ja tellimustega tegelemiseks teatud määral vähendada, kuid kokkhoitud aeg ei muudaks vastavaid teenuseid praeguse juhtumipõhise töökorralduse juures tulusaks. Ettevõtte praeguse juhtumipõhise töökorralduse juures oleks otstarbekas loobuda pisipakkide ja pakisaadetiste transpordi korraldamisest ning keskenduda suuremate kaupade transpordile. Pisipakkidest ja pakisaadistest loobumisel kaotaks ettevõtte 4,3% tuludest, kuid langeks ära 23,4% päringute mahust ning vabaneks märkismisväärne osa logistikute ajast tegelemaks tulusamate teenuseliikidega. Osakoormate ja täiskoormate maanteetranspordil on suurim erinevus kliendi soovide ja ettevõtte poolt pakutu vahel lisaks transpordihinnale ka sobiva transpordivõimaluse õigeaegne pakkumine, mis oleneb väga suurel määral ettevõtte partnerite kontaktibaasi kvaliteedist ja reageerimise kiirusest. Analüüsist selgus, et ettevõtte tähtsaimal veosuunal olid 62,5 % partneritest vaadeldaval perioodil passiivsed. Tõstmaks allhankijate kontaktibaasi aktiivsust ja seeläbi suutmaks paremini kliendi ootustele osa- ja täiskoormate transpordil vastata, tuleb ettevõttel kasutusele võtta allhankijate aktiivsuse ja kvaliteedi hindamise süsteem. Lean põhimõtted peavad tähtsaks protsesside katkematut voogu. Ettevõtte tööjaotuse analüüsist selgus, et töömahud on logistikute vahel jaotunud ebavõrdselt, mistõttu pikeneb pooleliolevate protsesside ooteaeg. Võimalik lahendus on sissetulnud päringute süsteemne jaotamine läbi isiku, kellel on ülevaade reaalajas kogupäringute arvust ja logistikute hetkel pooleliolevatest päringutest. Lean filosoofia tähtsustab pidevat püüdlust kliendi ootuste täpsustamiseks ning protsesside optimeerimiseks. Vaadeldes ettevõtte andmete kogumise süsteemi, selgus, et ettevõte tulemuste hindamisel puuduvad tulemusnäitajad konkreetsete teenuste lõikes ning ei koguta andmeid päringute mitterealiseerumise põhjustest. Ettevõtte tulemuste põhjuste mõtestamiseks, võimalike probleemide tuvastamiseks ning erinevate teenuseliikide arendamiseks vastavalt kliendi ootustele, peab ettevõte tulemuste hindamisel arvestama eri teenuseliikide tulemusnäitajatega ning koguma jooksvalt informatsiooni realiseerimata jäänud päringute põhjustest.

Possibilities of increasing efficiency through implementing Lean management philosophy in ETS Logistics. ETS Logistics Ltd is a relatively small transport service provider. The company provides a large varierty of transport services including road transport, airt ransport and sea transport for different cargo quantites ranging from small packages to full truck or container loads. The company owns no means of transport, neither does it consolidate shipments. Every client request is handled case-by-case and using vast variety of partners, best solution available for the company in the transport market is forwarded to its customer. As there has been no specific analyzis about the profitibality of the rendered services or where do offered services meet or do not meet the customers needs, the study researches the possibilites of Lean management philosofy to map the current state and explore options for increasing efficiency. As the Lean concept originates from the production industry, the first part of the study explains the origin and main ideas of Lean philosofy and its transferabilty to service indistry. The study finds, that the main ideas of Lean are transferable to service industry, but they have to be tailored to the specific company and service considering their special charectaristics. Second part of the study analyzes the current state of the company and offered services to find possible ways of increased effiency using Lean ideas. Further analyzis is condacted based on road transport for casual cargo as it makes 91% of the orders and 87% of the profit. Processes for offering the transport service for different quantites were mapped, cost analyzis was conducted and major differences between the customer needs and offered services defined. The paper also looked into the workload distribution among workers and analyzed the system for data gathering. One of the most important results was that the company is not sustainable providing transport for small packages at the current case-by-case way of work without consolidating the shipments. The study also found that a large percentage of partners in the company database are unactive and to increase the value for the customer, a system for evaluating partners activeness and service quality must be implemented and the database continuously updated accordingly. Workload distribution analysis among workers revealed that workers share different amount of inquiries. To ensure the flow of processes and to minmize waiting times between different processes, a systematic approach for distributing the workload should be implemented. The data gathering system of the enterprise could be improved bearing in mind the Lean idea for pursuing for perfection. Company should collect data about the reasons why customers reject quotations and specific indicators should be considered not only for the overall status of the company, but also for different modes of transport and cargo quantities.