Web-to-Print digilahenduse loomine tootmisprotsessis ettevõtte Iprint24 OÜ näitel

Töö eesmärgiks seadis autor web-to-print digilahenduse loomise Iprint24 OÜ kodulehele. Autor otsis lahendust probleemile, kuidas saab vähendada kujundaja tööaega, mis kulub klientidega suhtlemisele. Taheti efektiivistada failide ettevõttesse saabumise protsessi ning selle läbi parandada tootmisprotsessi. Autor püstitas selleks erinevad uurimisküsimused, mida oli kokku kolm. Esimene töö osa oli teoreetiline, anti ülevaade tootmise digitaliseerimisest, trükiprotsessi eripärast ja trükiprotsessi digitaliseerimise võimalustest. Teine töö osa koosnes empiirilisest osast, tutvustati ettevõtet, anti ülevaade ettevõtte tootmisprotsessist ning kujundaja tööülesannetest. Kolmandaks lõputöö osaks oli analüüs ning omapoolsed ettepanekud ja järeldused. Trükiettevõtte tootmisprotsessi on võimalik digitaliseerida kindlates töölõikudes. Digitaliseerimine on võimalik, aga selleks peavad olema vastavad oskused ka ettevõtte klientidel, et neid digilahendusi kasutada. Trükifailide saatmiseks ettevõttele on mitmeid võimalusi. Need võimalused on suures osas vananemas ning nende uuendamiseks on vaja ettevõttes tuua kasutusele digilahendus, mis aitab moderniseerida tootmisprotsesse. Autor kirjeldas hetkel kasutusel olevat tootmise protsessiskeemi ja joonistas uue skeemi, milline näeks välja tootmise protsessiskeem, kui web-to-print kasutusele võetakse. Autor kalkuleeris välja ajasäästu, mis tekiks kui ettevõttes võetakse kasutusele web-to-print digilahendus. Töö raames teostati vaatlus kvalitatiivse uurimismeetodiga. Mõõdeti, kui palju kulub kujundajal aega tegevustele klientidega. Teine kvalitatiivne uurimismeetod oli struktureerimata intervjuu ettevõtte juhiga. Autor jõudis järeldusele, et klientidega suhtlemine ja trükifailide vastuvõtmine võtab aega keskmiselt 37 minutit päevas. Web-to-print lahenduse abil suudab ettevõte eemaldada kujundaja tegevusest viis tegevust, milleks on: kliendi tellimuse vastuvõtmine, hinna määramine, hinna aktsepteerimine, kliendi kontaktandmete võtmine ja kujundajapoolse faili vastuvõtmine. Need tegevused suudab ära teha web-to-print lahendus ja selleks edaspidi klienditeeninduse protsessi vaja ei ole. Klienditeeninduse protsess jääb küll alati mingil määral alles, aga lihtsamate juhtumite puhul saab web-to-print lahendusega ebavajalikke kontakte vältida mis tõstaks kujundaja töö efektiivsust ja kvaliteeti. Web-to-print lahendus tähendab klientide vaatepunktist e-poodi, mis pannakse üles kodulehele. Ettevõtte koduleht on see koht, kust kliendid hakkavad endale edaspidi tooteid tellima. Töö analüüsi osas kirjeldas autor, milline näeb koduleht välja, kus asuks tellimise nupp ning millised on võimalused trükitööde tellimiseks. Autor tegi ettepaneku, et kodulehel võiksid olla üleval tööde hinnad ning samuti võiks viia klienditeeninduse paremale tasemele. Reaalses elus web-to-print lahendust ei ole loodud, sest digilahenduse rakendamine ja juurutamine ettevõtte tootmisprotsessis võtab aega. Lahenduse peab ettevõtte kodulehele üles seadma ning viima läbi testimise perioodi. Ettevõte saab selle lõputöö võtta endale aluseks, et alustada et protsesside digitaliseerimist ja võtta kasutusele web-to-print digilahendus.

The following thesis Creation of a web-to-print digital solution in the production process on the example of Iprint 24 is to create a web-to-print digital solution to Iprint24 OÜ homepage. Company wants to reduce designer’s work time that she spends with the clients. the process of file delivery to the company needs to be more effective and trough that improving the production process should take place. Author of the thesis conducted three research questions for this paper. The first part of the paper is a theoretical overview of the production digitalization, the peculiarities of the printing process and the possibilities of digitizing the printing process. The second part of the thesis consisted of empirical part, the company is introduced, production process is described and overview from the designer’s tasks is given. The third part of the paper consists from the analysis and proposals and conclusions. The production process of a printing company can be digitized in specific work sections. Digitalization is possible, but the company’s customers must also have the necessary skills to use certain digital solutions. There are several options how to send print files to the company. These options are largely starting to obsolete and to upgrade them a digital solution needs to be introduced to the company in order to modernize production processes. Author drew a current production process diagram and then created a new diagram of what the production process will start to look like when web-to-print will be implemented in the company. Author also calculated time savings that will take place if the company takes web-to-print digital solution into their website. Within the framework of the thesis, an observation was carried out with a qualitative research method, Second qualitative research method was an unstructured interview with the company’s manager. It was observed and written down how much time the designer spent doing activities and interactions with the clients. It was concluded that it takes an average of 37 minutes a day to communicate with customers and recieve print files. The results show that with web-to-print solution, five tasks can be removed from designer’s work tasks. These five tasks are: recieving the customers orders, telling the price, accepting the price, taking the customer’s contact information and recieving the file. These tasks can be done by web-to-print solution and customer service is no longer needed. Customer service task will be still one of the tasks, but for a much less extent. Web-to-print solution is an e-commerce shop that is set up in the company’s website. The website is the place were customers will start ordering products in the future. In the analysis part of the thesis, author describes what the website looks like, where is the order button located and what are the options for ordering print work. Author proposed that the prices should be visible for customers on the website and customer service quality could also be improved. Web-to-print solution was not implemented yet to the website since it takes time for the company to set up the e-shop to the website. Additionally, there needs to be a certain amount of time to test the software. Iprint24 OÜ can take this thesis as an example to start digitizing processes and implement web-to-print digital solution to their homepage.