Juurutatud 5S süsteemi ja selle hindamisprotsessi analüüs ettevõtte X koosteosakonna näitel

Lõputöö „Juurutatud 5S süsteemi ja selle hindamisprotsessi analüüs ettevõtte X koosteosakonna näitel“ probleem kujunes sellest, et ettevõte pole suutnud 5S-i juurutamise abil saavutada soovitud eesmärki – kõik töökohad on puhtad ja korras. Autor uuris lõputöö käigus, mis vastavat probleemi põhjustas ning kuidas saaks ettevõte praegusel kujul juurutatud 5S süsteemi paremini säilitada. Probleemi leevendamiseks valis autor ühe osakonna, mille põhjal uurida, kuidas on ettevõttes juurutamine toimunud. Koosteosakond on uurimiseks ning tulemuste võrdluseks hea valik, kuna seal teevad kõik sama põhimõttega tööd ja neil on sarnased kogemused 5S-i osas. Koosteosakond on samuti viimane koht, kus sooritatakse viimane tootmisprotsess ning sellest tulenedes suudaks edukalt juurutatud 5S süsteem osakonna tööd efektiivsemaks muuta. Uurimuses selgus, et ettevõte pole kõiki töötajaid seoses 5S-süsteemiga koolitanud ning sellest tulenedes on töötajatel puudulikud teadmised selle eesmärkide, vajalikkuse ja kasulikkuse kohta. Koosteosakonna küsitlusest ilmnes, et töötajad pole teadlikud 5S metoodikast ning samuti pole see tööefektiivsusele positiivselt mõjunud. Auditeerimise osas arvati, et hindamine ei motiveeri töötajaid parendusi tegema ning samuti pole kvaliteediboonus töötajate jaoks põhimotivaatoriks. Töötajaid motiveerib pigem huvitava töö tegemine, vastutustunde olemasolu ning soov olla efektiivne. Koosteosakonna töötajad on puhtuse ja korra hoidmise osas hoolsad ning vastutustundlikud, ent osakonnas on probleeme, mis eelnevat raskendavad. Põhilisena toodi välja, et projektid on sageli vigased, mille tõttu jääb koostamine pooleli. Poolikud projektid võtavad osakonnas ruumi ning halvasti projekteeritud tooted mõjutavad töömotivatsiooni. Probleemid tekitavad ebastabiilsust ja selle tõttu on raske 5S-i kui standardit koosteosakonnas juurutada. Ettevõtte poolt loodud 5S-i säilitusviis ning auditeerimine pole efektiivsed, kuna töökohtades pole läbi viidud täielikku 5S juurutamist ja ette ettevõtte koostatud auditileht on raskesti hoomatav. Hindamiskriteeriumid pole loogiliselt grupeeritud, kriteerium võib sisaldada mitmeid hinnatavaid osasid ning osade kriteeriumide eest ei peaks töötajad vastutama. Hindamisprotsessiga seotud lisategevused muutsid kogu protsessi ajakulukaks. Autor tõi nii 5S-i jätkusuutlikkuse kui ka efektiivsuse tagamiseks mitmeid parendusettepanekuid. Alustuseks on soovitus luua konkreetne 5S meeskond, kus igal liikmel on oma kindel ülesanne seoses 5S-i säilitamise ja arendamisega ning meeskonna toimimiseks ja 5S-i säilitamiseks on püstitatud konkreetsed mõõdetavad eesmärgid. Ettevõte peaks looma konkreetse 5S-i koolitusplaani, mida saab kasutada nii uute kui ka vanade töötajate peal. Töötajate koolitamine ja juhendamine on oluline iga muudatuse puhul. Praegusel juhul tuleks olemasolevaud töötajaid uuesti koolitada, kuna töötajate 5S-alased teadmised on puudulikud. Ettevõte võiks läbi viia ühes kindlas stabiilses töökohas täieliku 5S juurutamise ning tööuuringud. Tööuuringu tegemine enne 5S juurutamist on kasulik, kuna peale juurutamist saab esialgseid tulemusi uutega võrrelda - efektiivsuse paranemise korral on 5S kasu toonud. Koosteosakonnas võiks täielikuks juurutamiseks valida sellise töökoha, mis on suutnud viimaste kuude jooksul kõige enam 5S-alaselt areneda. Hiljem võiks sama töötajat kaasata teiste töökohtade korrastamisse. Koosteosakonna töö hõlbustamiseks ning täieliku 5S juurutamise lihtsustamiseks peaks ettevõte analüüsima, miks projektides pidevalt probleeme esineb ning kuidas vigu ennetada. Koosteosakonnas võiks teha tööpäeva vaatlus, kus salvestatakse kõik sujuvat tööd takistavad olukorrad ja kaardistatakse töötajate liikumistrajektoorid. Viimase kaudu saab näha kui suur osa takistustest tekivad halvasti koostatud projektide või töökoha planeeringu tõttu ning milliseid töövahendeid töötajatel kõige enam vaja läheb. Uuringu käigus saab töötajatelt uurida, millistest töövahendistest nad puudust tunnevad ning mis vahendite uuendamisel võiks tööefektiivsus oluliselt tõusta. Autori soovitus on kõikide töötajate motivatsiooni tõstmiseks populariseerida parendusettepanekute tegemist. Praegu on ettevõttel olemas parendusettepanekute kast, mille vastu puudub töötajatel huvi. Huvi tekitamiseks võiks koostada lihtsama tagasisideküsitluse. Samuti võiks töötajaid juba varasemas staadiumis muudatustesse kaasata, sest teadmatus tekitab ebakindlust ning ebausaldusväärsust. Auditeerimise lihtsustamiseks analüüsiti praegust ettevõtte poolt loodud hindamislehte ning see muudeti kompaktsemaks ja lihtsamini mõistetavaks. Uues hindamislehes on kontrollelemendid grupeeritud ning eemaldatud on kriteeriumid, mille eest töötajad ei vastuta. Auditeerimise ja tulemuste teatamise lihtsustamiseks pakkus autor välja, et ettevõttel võiks olemas olla kindel 5S tahvel – töötajad teavad, et seal on 5S-iga seotud info. Samuti on soovituslik mõelda tootmisekraani kasutamise peale, sest selle kaudu on võimalik töötajatele arusaadavalt näidata erinevate töökohtade 5S-alaseid probleeme ja saavutusi. Ekraani abil saab edastada ka muud olulist infot ning ettevõte hoiaks kokku printimisega seotud kulusid. Autor pakkus välja, et ettevõte võiks auditeerimisel kasutada digitarkvara. Digitaalse auditeerimise korral sisestatakse hindamiskriteeriumid tarkvarasse ning hinnata saab nii telefoni kui ka tahvelarvutiga. Nõuetele mittevastavuse korral saab tarkvarasse lisada pilte, kommentaare ning probleemi lahendaja. Süsteem arvutab punktid ning koostab raporti automaatselt ning viimase saab otse töötaja meiliaadressile edastada. Autori poolt välja pakutud uurimus ning parendusettepanekud aitavad ettevõttel parendada olemasolevat 5S-i. Parendusettepanekute abil saab ettevõte auditeerimisprotsessi kiiremaks ning lihtsamaks muuta ning samuti lihtsustub probleemide salvestamise ning lahendamise kord. Ettevõtte on nüüd teadlik mille osas on vaja muudatusi teha, et 5S oleks ettevõttes jätkusuutlik ning tasuv. Autori poolt tehtud uurimus ning pakutud ettepanekud annavad aimdust, millele peaks ettevõtte töötajatele nii seoses 5S-süsteemiga, tööefektiivsuse tagamisega, töötajate motiveerimisega kui ka muudatuste juhtimisega tähelepanu suunama.

The following graduation thesis "Analysis of the Implemented 5S System and its Evaluation Process on the Example of Company X Assembly Department" problem was that the company has not been able to achieve the desired goal by implementing 5S - all workplaces are clean and in order. The author investigated what caused the problem and how the company could better maintain its currently implemented 5S system. To alleviate the problem, the author chose one department to study how the implementation has taken place in the company. The assembly department is a good choice for research and comparison of results, as everyone works on the same principle and has similar experience with 5S. The assembly department is also the last place where the last production process is performed, and as a result, the successfully implemented 5S system would be able to make the work of the department more efficient. The study revealed that the company has not trained all employees in connection with the 5S system, and as a result, employees have a lack of knowledge about its goals, necessity and usefulness. The survey of the assembly department revealed that the employees are not aware of the 5S methodology and it has not had a positive effect on work efficiency either. In terms of auditing, it was felt that evaluation does not motivate employees to make improvements, nor is the quality bonus a key motivator for employees. Employees are rather motivated to do interesting work, have a sense of responsibility and a desire to be effective. The assembly department is diligent and responsible in maintaining cleanliness and order, but there are problems in the department that make this difficult. The main point was that projects are often poorly designed, which means that assembly stays going. Unfinished projects take up space in the department, and poorly designed products affect work motivation. The problems cause instability and make it difficult to implement 5S as a standard in the assembly department. The method of storing and auditing the 5S created by the company is not effective, because the complete implementation of 5S has not been carried out in the workplaces and the audit sheet prepared in advance by the company is difficult to understand. The evaluation criterias are not logically grouped, the criterion may contain several parts to be evaluated, and some of the criteria should not be the responsibility of the employees. Additional activities related to the evaluation process made the whole process time consuming. The author made several suggestions for improvement to ensure both the sustainability and efficiency of 5S. The starting point is the recommendation to create a specific 5S team, where each member has a specific role in relation to the maintenance and development of the 5S, and specific measurable goals have been set for the functioning of the team and the maintenance of the 5S. The company should create a specific 5S training plan that can be used on both new and old employees. Staff training and supervision is important for any change. In the present case, existing staff should be retrained due to a lack of staff knowledge of 5S. The company could carry out a complete 5S implementation and work study in one stable workplace. Carrying out a work study before the introduction of 5S is useful, because after the 5S implementation the initial results can be compared with the new ones - 5S has brought benefits in case of efficiency improvement. In the assembly department, a workplace could be selected for full implementation that has been able to develop the most in 5S in recent months. Later, the same employee could be involved in organizing other workplaces. In order to facilitate the work of the assembly department and facilitate the full implementation of 5S, the company should analyze why there are constant problems in the projects and how to prevent mistakes. A work observation could be carried out in the assembly department, where all situations that hinder smooth work are recorded and the trajectories of workers are mapped. The latter shows how much of the obstacles are due to poorly designed projects or workplace planning, and what tools employees need most. In the course of the observation, employees can be asked which tools they lack and which could significantly increase work efficiency if the tools are renewed. The author's recommendation is to popularize the suggestions for improvement in order to increase the motivation of all employees. The company currently has a box for suggestions for improvement that employees are not interested in. A simpler feedback survey could be used to generate interest. Employees could also be involved in the changes at an earlier stage, as ignorance creates uncertainty and unreliability. To simplify the audit, the current evaluation sheet created by the company was analyzed and made more compact and easier to understand. In the new evaluation sheet, the control elements are grouped and criteria for which employees are not responsible have been removed. To make it easier to audit and report the results, the author suggested that the company could have a board for only 5S information - employees know that there is information related to 5S. It is also advisable to think about using a production screen, as it can be used to clearly show employees the 5S problems and achievements of different workplaces. The screen can also be used to convey other important information, and the company would save on printing costs. The author suggested that the company could use digital software for auditing. In the case of digital auditing, the evaluation criteria are entered into the software and can be evaluated with both a telephone and a tablet. In case of non-compliance, pictures, comments and a problem solver can be added to the software. The system calculates points and generates a report automatically, which can be sent directly to the employee's e-mail address. The study proposed by the author and suggestions for improvement help the company to improve the existing 5S. With the help of improvement proposals, the company can make the audit process faster and easier, and also the procedure for saving and solving problems will be simplified. The company is now aware of what changes need to be made to make 5S sustainable and profitable in the company. The research carried out by the author and the proposed proposals give an idea of what should be paid to the company's employees in connection with the 5S system, ensuring work efficiency, motivating employees as well as managing change.