Katsetootmise raporti loomise ja täitmise protsessi arendus

Käesoleva lõputöö „Katsetootmise raporti loomise ja täitmise protsessi arendus“ eesmärgiks oli välja töötada ettevõtte vajadustele vastav katsetootmise raportite koostamise ja haldamise protsess ning valmistada ette raportite blanketid. Raportid koostati elektroonika, mehaanika, kaabli ja integreerimise osakondadele. Raporti blankettide koostamisel võeti arvesse neid kasutama hakkavate osakondade iseärasusi, säilitades siiski raporti blankettide võimalikult ühtset vormi. Lõputöö koostati tuginedes kvalitatiivsele uurimisviisile. Uurimismeetoditena kasutati poolstruktureeritud- ja struktureerimata intervjuusid, dokumendianalüüsi ning protsesside uurimiseks vaatlust. Töö esimeses osas anti erialakirjandusele tuginedes ülevaade protsesside väljatöötamise teoreetilistest lähtekohtadest. Tutvustati kvaliteediprotsessi ja ISO kvaliteedijuhtimise standardit. Samuti Lean, Six Sigma ja Lean Six Sigma protsessi parendamise metoodikaid. Lisaks kirjeldati tootearenduse ja uute toodete turule toomise protsessi. Töö teises, empiirilises osas viidi informatsiooni kogumiseks läbi intervjuud raportite täitmisega seotud töötajatega, tutvuti kliendi ootustega katsetootmise raportile. Seejärel analüüsiti protsessi kulgu ja selgitati välja selle puudused. Kaardistati olemasolevad katsetootmise raportite täitmise protsessid. Peale kogutud informatsiooni analüüsi ja parenduste sisseviimist valmistati ette uued raportite blanketid ja koostati protsessikirjeldused. Lisaks valmisid raportite blanketid ja protsessikirjeldused ka kahele osakonnale, kus katsetootmise raporteid varem ei kasutatud. Osakondade vajadustele võimalikult suurel määral vastavate blankettide ettevalmistamiseks kaasati töötajad, kes hakkavad edaspidi raportit täitma. Töötajate kaasamine oli ühtlasi võimalus suurendada motivatsiooni uue lahenduse kasutuselevõtuks ja paremate tulemuste saavutamiseks. Raportite sobivust osakondade tootmisprotsessidega kontrolliti katseringidel. Saadud tagasiside alusel tehti vajalikud korrektuurid blankettidel ja protsessis. Seejärel kinnitati lõplikud raportid ja protsessikirjeldus. Lõputöö tulemusena valminud katsetootmise raporti kasutuselevõtust ja parendatud protsessist saadav kasu protsessi osalistele ja ettevõttele:  Raporti tootepõhine ettevalmistamine on varasema raporti blanketiga võrreldes lihtsam ja kiirem. Ajavõit saavutatakse ERP süsteemist töökäsu numbri alusel automaatselt laetavate andmete ja rippmenüüde kasutuselevõtuga.  Arvutuste tegemiseks eelsisestatud valemid lihtsustavad ja kiirendavad kvaliteedi- ning andmetöötlusspetsialisti tööd.  Põhjalikum raport võimaldab koguda protsessist varasemast rohkem informatsiooni.  Võimalikud kõrvalekalded kliendi nõuetest ja standardile vastavusest on dokumenteeritud.  Rakendatud parendustegevused ja nende tulemused on dokumenteeritud.  Kvaliteediriskid leiavad kiirema lahenduse.  Korrektselt arhiveeritud raportid on kergesti leitavad ja informatsiooni säilimine tagatud.  Kliendile edastatavad raportid täidetakse kohe kahes keeles (eesti ja inglise) ning nende edastamiseks ei ole vaja teha lisategevusi.  Kindlaksmääratud vastutajad ja täitmise tähtajad vähendavad võimalust, et raport täidetakse poolikult või hilinenult.  Kindlaksmääratud märksõnade kasutamine raportis tagab teksti üheselt mõistetavuse.  Esmase tootmise käigus tehtud parenduste säilitamine ühes kohas väldib dubleerimist.  Õigeaegselt täidetud ja kinnitatud raport võimaldab kiiremat üleminekut masstootmisele.  Informatsiooni liikumine kasutades üht kindlaksmääratud kanalit tagab selle kättesaadavuse ja parema kommunikatsiooni.  Tagatud on tegevuste järelkontroll.  Raporti jagamine kliendiga annab ettevõttele konkurentsieelise.

The aim of the thesis "The Process Development of Creating and Filling Sample Run Report" was to develop a process for the creation and management of test production reports that meets the needs of the company; and prepare report templates. The reports were prepared for electronics, mechanics, cable and integration departments. The report templates were developed considering the needs of the departments that will use them, while maintaining as far as possible a template format for the report forms. The thesis was based on a qualitative research approach. The research methods used were semi-structured and unstructured interviews, documentary analysis, process studies and observation. In the first part of the thesis, an overview of the theoretical starting points for process design was given based on the literature. The quality process and the ISO quality management standard were introduced. Also Lean, Six Sigma and Lean Six Sigma process improvement methodologies were shown. In addition, the process of product development and launching new products was described. In the second, empirical part of the thesis, interviews were conducted to gather information on the implementation of the reports. The second part of the study was carried out by interviewing the staff involved in the report writing process. The process was then analysed and identified the shortcomings. Existing processes for filling in the reports were mapped. After analysing the information gathered and introducing improvements, new processes for the preparation of reports were prepared. Report templates and process descriptions were also prepared for the two departments where sample run reports had not been used before. It involved the staff who will fill in the reports in the future. The suitability of the reports for the production process was verified by means of test runs. Based on the feedback received necessary corrections to the forms and the process were done. The final reports and the descriptions of the process were then confirmed. The results of the implementation of the sample run report and the improved process are presented in the final report. Benefits for the process participants and the company are:  The product-based preparation of the report is easier and faster compared to the previous report template. The time savings are achieved by automatically downloading the data from the ERP system based on the work order number.  The use of pre-defined formulas for calculations simplifies and speeds up the work of the data processing specialist.  A more comprehensive report will allow more information to be gathered on the process.  Possible deviations from customer requirements and non-compliance with the standard are documented.  Improvement actions implemented and their results are documented.  Quality risks are resolved more quickly.  Correctly archived reports are easily retrievable and information retention is ensured.  Reports to the client are immediately filled in bilingually (Estonian and English) and no additional action is required.  Assigned responsibilities and deadlines for completion reduce the chance of a report being incompleted.  The use of defined keywords in the report ensures that the text is unambiguous.  Keeping improvements made during initial production in one place avoids duplication.  A report completed and validated on time allows a faster transition to mass production.  The flow of information using a single defined channel ensures that it is accessible and better communication.  Follow-up of activities is ensured.  Sharing the report with the client gives the company a competitive advantage.