Automatiseeritud väljamaksesüsteemi analüüs Eesti turul ettevõttes IPF Digital AS

Käesolevas töö lõputöös uuriti ettevõtte IPF Digital AS’i automaatikasüsteemi väljamakseid. Töö kirjutati põhjusega, et välja selgitada protsessi ohukohad, leida neile lahendused ning teha nende järgi ettepanekuid protsessi parendamiseks. Töö teoreetilises osas anti ülevaade digitaliseerimist ning automaatikat ja nende kulgu läbi aja. Lisaks selle tutvustati automaatiseeritud teenuseid ning selle eelised ja tutvustati valitud analüüsivormi PFMEA. Lõputöö empiirilises osas esmalt tutvustati analüüsitavat objekiti ning sellele eelnevalt kasutusel olevat väljamakse viisi. Edasi analüüsiti automatiseeritud protsessi erinevate raportide ning ettevõtte sisese infovahetuse abil. Nende abil selgusid automaatväljamakse süsteemi järgnevad kitsaskohad: • maksete tagasi põrkumine; • automaatika ei suuda makseid töödelda; • maksed ei sulge automaatselt. Esimese kitsaskoha puhul oli näha, et kitsaskoha tekkimise põhjuseks on: • kliendi informatsioon on puudulik; • kliendi pank ei võta vastu välkmakseid; • välkmakse sooritamine pangas ebaõnnestus. Teise kitsaskoha põhjuseks olid töötõrked, mis toovad kaasa protsessitöö ajutise peatumisi, kuni lahenduste leidmiseni IT-osakonna poolt. Viimase kitsaskoha puhul on põhjuseks automatiseeritud protsessi üksikud tõrked, mis takistavad süsteemi maksete sulgemisel. PFMEA analüüsi põhjal tuli välja, et kõrgeima riskiprioriteedi väärtusega kitsaskoht oli maksete ebaõnnestumine ning sellele lahendamisele tuleks ka esimesena pöörata tähelepanu. Järgneva RPN tulemus, mis oli küll märgatavalt madalam, oli maksete mitte automaatsel sulgumisel. Madalaima tulemuse sai automatiseeritud töö peatumine ning analüüsi vaadeldes on kindlasti selle põhjuseks tõsiasi, et kui automaatne makseviis peatub on võimalik naasta varasemalt kasutusel olnud manuaalsele protsessile. Autori parendusettepanekud puudutasid enamasti erinevate analüüside läbiviimise protsessisammudele, mis tooksid välja põhjuseid, miks kitsaskohad ilmuvad ning analüüside põhjal leida erinevaid lahendusi nende vältimiseks. Autor annab omapoolsed avastused ning parendusettepanekud ettevõttele edasi, et nende põhjal protsessis muudatusi teha. Autor hindab oma lõputöö edukaks, kuna seatud eesmärk on saavutatud ehk kitsaskohad protsessis on leitud ning PFMEA analüüs leitud kitsaskohtadele oli edukas.

The following thesis Analysis of an Automated Payout System in the Estonian Market on the Example of Company IPF Digital AS focuses on a newly adapted process in the company. The aim of this thesis is to identify the hazards of the process, finding solutions for them and making suggestions for improving the process. The theoretical part of the thesis consists of an overview of digitization and automation and their course over time. In addition the author gave and overview of automated services and it’s benefits, along side introducing the chosen analysis form PFMEA. In the empirical part of the thesis the object to be analysed and the method of payment previously used for it were introduced. The automated process analysis was next leaning on various reports and internal information exchange. They revealed the following shortcomings in the automatic payout system: • payments bouncing back; • automation is unable to process payments; • payments do not close automatically. In the case of the first bottleneck, it was seen that the reason for it are: • customer’s information is incomplete; • the customer’s bank does not accept flash payments; • flash payment failed at the bank. The second bottleneck was due to malfunctions, which lead to temporary stoppages of the process until solutions are found by the IT department. The last found bottleneck is due to isolated failures in the automated process that prevent the system from closing the payments. Based on the PFMEA analysis, the bottleneck with the highest risk priority number was the failure of payments and this should be addressed first. The result of subsequent RPN, although significantly lower, was the inability to close automatically payed out cases. The lowest score was obtained by the temporary stoppages of the process, this is certainly because of the fact that if the automatic payment system stops, it is always possible to return to the previously used manual payout system. The author’s suggestions for improvements mostly concentrated on analysing the found bottleneck further in different, which would highlight the reasons why these bottlenecks appear in the process and try to find different solutions based on the analyses. The author passes on their discoveries and suggestions for improvements to the company in order to make changes in the process based on them. The author considers the thesis to be successful because the set goals has been achieved, ie the bottleneck in the process have been found and the PFMEA analysis of the found bottleneck was successful.