Projekteerimise kommunikatsiooni ja teabehalduse parendamine ühise andmehalduskeskkonna abil: Nordecon ehitusettevõtte juhtum

Antud töös käsitleti projekteerimise projektijuhtimise protsessi ning sellega seonduvat kommunikatsiooni ja teabehaldust. Teema on aktuaalne kuna ehitussektoris on muutumas projektid järjest keerukamaks ja mahukamaks ning osapoolte töö järjest enam killustatumaks. Seega on projektide õnnestumiseks oluline selgelt määratletud kava kommunikatsiooniks ja teabehalduseks. Käesolevas lõputöös viidi läbi intervjuud ehitusettevõttes Nordecon, kus saadud vastustele põhinedes analüüsiti projekteerimise protsessi ja kommunikatsiooni hetkeolukorda projekteerimise projektijuhtimises. Koguti seisukohti hetke probleemidest ja soovitusi, mida oleks vaja parandada ja parendada, et tõsta projekteerimise efektiivust. Antud töö keskendub nendest ühele, kommunikatsiooni ja teabe haldamise parima praktika puudumisele ning pakub välja potentsiaalseid lahendusi sellele kitsaskohale. Lõputöö eesmärgiks oli välja pakkuda lahendust projekteerimise protsessis koostöö edendamiseks. Üheks võimalikuks lahenduseks on leitud ühise andmehalduskeskkonna kasutuselevõttu projekteerimises kommunikatsiooni ja teabe haldamiseks. Selleks on koostatud hindamisraamistik funktsioonidest, mida see lahendus peaks võimaldama ning seda võrreldud hetkel pakkuda olevate tarkvaralahendustega. Võrdlusanalüüsi tulemusena leiti võimalik tehniline lahendus ühine andmehalduskeskkonna tarkvara, mis tulenevalt Nordeconi projekteerimise projektijuhtimise probleemidest, võiks sobida nende leevendamiseks või lahendamiseks. Järgnevalt esitatakse uurimistöö alguses püstitatud küsimustele kokkuvõtlikud vastused: 1. Milline on ehituse projekteerimise kommunikatsiooni haldamise hetkepraktika? Käesolevas lõputöös viidi läbi intervjuud ehitusettevõttes Nordecon, mille tulemusena analüüsiti projekteerimise projektijuhtimise protsessi ja osapoolte vahelise kommunikatsiooni haldamist. Intervjuudest selgus, et peamine probleem kommunikatsiooni haldamises on kindla kommunikeerimise praktika puudumine. Suureks kitsaskohaks on projekti vältel tekkiv KOKKUVÕTE JA ARUTELU 70 informatsiooni üleküllus, mis on tingitud ühiselt kokkulepitud praktika puudumises, kuidas hallata projektis andmeid ja kommunikatsiooni. 2. Mismoodi võiks olla kujundatud teabehaldus projekteerimise protsessis? Selleks, et ehitisega seonduvat informatsiooni koguda ja hallata tuleb otsustada juba projekteerimise algstaadiumis, kuidas kogu informatsiooni talletatakse ja kuidas seda struktureeritakse. Oluline on, et lõpptulemusena oleks osapooltele saadav informatsioon ainult sel kujul ja mahus, mis on neile vajalik. Selleks, et ehituse kavandamise käigus kogutaks ja hallataks informatsiooni sedasi, et seda saaks edukalt rakendada ehitusprojekti informatsiooni mudelis ja ka tulevases haldusmudelis, tuleb koostada ja järgida kindlaid nõudeid kogu protsessi jooksul. Lõputöös käsitletud CDE kontseptsioonis on informatsioon struktureeritud peamiselt kolme gruppi, milleks on vastavalt informatsiooni staadiumile: 1. Töösolev informatsioon; 2. Jagatud informatsioon; 3. Kinnitatud informatsioon. Kindlaks määratud kategooriaga informatsiooni on võimalik paremini hallata ja see loob ühtse süsteemi, kuidas informatsioon on struktureeritud. Selleks, et kõik osapooled saaks ühisest informatsiooni halduse mudelist aru, on vaja juba projekteerimise alguses määratleda paika reeglid, kuidas informatsiooni hallata sedasi, et sellest oleks kasu kõigis etappides ja lõpptulemus oleks andmekogu, kus on kõik vajalik informatsioon talletatud. 3. Milliseid vahendeid, meetodeid ja funktsioone peaks kasutama projekteerimise kommunikatsiooni ja andmehalduse tõhustamiseks? Tulenevalt intervjuude vastustest ja kirjanduse analüüsist pakuti välja üheks võimalikuks lahenduseks projekteerimise protsessis edukamaks teabehaldamiseks CDE ehk ühise andmehalduskeskkonna kasutuselevõttu. See on projekti osapoolte jaoks ühine keskkond info kogumiseks, haldamiseks ning omavahel jagamiseks, mis teeb võimalikuks kõigil projekti osapooltel pääseda infole ligi, olenemata ajast ja asukohast. Teavet, mida sinna kogutakse on võimalik struktureerida ja filtreerida vastavalt osapoolte soovidele. Lisaks võimaldab CDE selgelt määratleda töövoogu, kuidas ja millal informatsiooni liigub ühelt osapoolelt teisele. 71 Lõputöö akadeemiliseks kasuks võib pidada ühise andmehalduskeskkonna funktsioonide hindamisraamistiku välja töötamist. Lõputöö piiranguks on tegeliku kogemuse puudumine, kuidas toimib väljapakutud andmehaldus protsessi lahendus praktikas. Tulevikus võiks antud piloot raamistikku rakendada ettevõtte tasemel uute tarkvarade võrdlemiseks ja katsetamiseks ning akadeemilisel tasemel võttes seda aluseks, vaadelda, kuidas antud funktsioonide rakendamine aitab lahendada kommunikatsiooni ja teabehaldus probleeme praktikas.

Improving Building Design Communication and Information Management with the Support of Common Data Environment: Nordecon's case Within the framework of this thesis, a research was carried out about design management proccess and communication and information management. The thesis is relevant as the projects in construction sector are becoming more complex and large-scale and the work of the project parties is becoming increasingly fragmented. So a clearly defined plan for communication and information management is essential for the success of projects. In this work, interviews were conducted at the construction company Nordecon, where the current state of design process and communication in design management was analysed based on the responses received. Point of views were gathered on current issues and recommendations about what needs to be changed and improved in order to increase the efficiency of design. This work focuses on one of them, the lack of the best practice for communication and information management, and suggests potential solutions to this bottleneck. The purpose of this work was to propose a solution to promote cooperation in the design process. One possible solution is the introduction of a common data environment in design management for communication and information management. For this, an evaluation framework of the functions has been offered that this solution should be able to do and compared this framework to the currently available software solutions. As a result of this, a possible technical solution was found to serve as common data management software, that could be suitable for mitigation or resolution for Nordecon`s design project management problems. The following are summarised answers to the questions set at the beginning of the thesis: SUMMARY 73 1. What is the current practice of managing communications for construction design? Within the framework of this thesis, interviews were conducted at the construction company Nordecon. Resulting in the analysis of the design management process and the communication management between the parties. Interviews revealed that the main problem with managing communications is the lack of a firm communication practice. A major bottleneck is the overabundance of information generated during the project due to the lack of commonly agreed practice on how to manage data and communication in the project. 2. What could be the practice of information management in the design process? In order to collect and manage information relating to a building, it is necessary to decide already at the initial stage of design how all information is stored and how it is structured. It is important that, as a result, the information received by the parties is only in the form and volume necessary for them. In order for information to be collected and managed during construction planning in such a way that it can be successfully applied in the building project information model as well as in the future management model, specific requirements must be drawn up and maintained throughout the process. In the CDE concept discussed in the thesis, the information is structured mainly into three groups, which are according to the stage of the information: 1. Work in progress; 2. Shared; 3. Published. Information with a specified category can be better managed and creates a coherent system of how information is structured. In order for all parties to understand the common information management model, it is necessary, at the beginning of the design process, to define the rules on how to manage the information in such a way that it is useful at all stages and that the end result is a dataset in which all the necessary information is stored. 3. What tools, methods and functions should be used to enhance design communication and data management? Based on the responses of interviews and the analysis of literature, the introduction of CDE, a common data environment, was proposed as one of the possible solutions for more successful information management in the design process. It is a common environment for project participants to collect, manage and share information, making it possible for all project participants to access 74 information, regardless of time and location. The information that is collected there can be structured and filtered according to the wishes of the parties. In addition, CDE makes it possible to define clearly how and when information moves from one party to another. The development of an evaluation framework for the functions of the common data environment can be considered to be an academic benefit of the thesis. The limitation of the thesis is the lack of actual experience in how the proposed data management process solution works in practice. In the future, this pilot could apply as the framework at company level to compare and test new softwares and on an academic basis, to look at how the implementation of these functions can solve communication and information management problems in practice.