Kvaliteediohje protsesside väljatöötamine ettevõtte Irontec OÜ näitel

Lõputöö autor kaardistas ettevõttes kõik protsessid ISO 9001:2015 kvaliteedijuhtimissüsteemi loomise jaoks. Kaardistatud andmete analüüsi põhjal selgitas lõputöö autor välja ettevõttes kõige suuremate kitsaskohtadega protsessid, eesmärgiga need protsessid väljatöötada.

Lõputöös püstitatud eesmärgid lahendas lõputöö autor järgnevalt:

1. olemasolevate protsesside kaardistamine ettevõttes: lõputöö autor kogus protsesside kaardistamiseks vajalikke andmeid kvalitatiivse uurimismeetodi abil. Andmete kogumiseks teostas autor ettevõttes tööajal ja töökohas protsesside avalikke vaatlusi ja esitas vajadusel vaatluste käigus protsessides osalejatele täpsustavaid küsimusi. Seejärel intervjueeris autor protsesside toimivuse eest vastutavaid töötajaid. Ettevõtte kõikide protsesside kaardistamiseks vajalike andmete kogumiseks intervjueeris lõputöö autor kokku 7 töötajat. Kvaliteediohje protsesside kaardistamiseks vajalikud andmed sai lõputöö autor kätte intervjueerides 2 töötajat. Intervjuude lihtsustamiseks oli ettevalmistatud küsimustik avatud küsimustega, mis toetasid intervjuu kiiremat kulgu ja tekitasid elava vestluse. Kuna protsessid on ettevõttes suhteliselt lihtsa ja arusaadava ülesehitusega, ei kulunud protsesside kaardistamiseks vajaliku info kogumise peale kuigi kaua aega.
2. kvaliteediohje protsesside väljatöötamine: ISO 9001:2015 kvaliteedijuhtimissüsteemi nõuete ja ettevõttes kaardistatud tegeliku olukorra analüüsi tulemusena töötas lõputöö autor välja ja koostas protsessiskeemid kvaliteediohjega seotud protsessidele.

• saabunud materjali, toodangu kvaliteedikontrolli protsessi (Lisa 12) toimivuse tagamiseks oli vaja rakendada järgnevaid meetodeid:

• määrata vastutusalad;
• luua süsteem füüsiliselt lattu saabunud materjali, toodangu võrreldavuse kohta seotud dokumentatsiooniga;
• luua protseduuri dokumendihalduse süsteem;
• täiendada kvaliteedikontrolli protseduuri saabunud materjalile, toodangule;
• luua tarnijatele esitatavate reklamatsioonide käsitlemise protseduur.

• partii tootmise kvaliteedikontrolli protsessi (Lisa 14) toimivuse tagamiseks oli vaja rakendada järgnevaid meetodeid:

• sisse viia tingimus, et korduvtööde puhul tuleb detailide kontrollimise sagedus märkida seadekaardile;
• luua kontroll-leht, mille täidetus tõestab, et valminud partii on vahetusevanema poolt kontrollitud ja vastab kliendi poolt etteantud spetsifikatsioonile.

• klientide reklamatsioonide käsitlemise protsessi (Lisa 16) toimivuse tagamiseks oli vaja rakendada järgnevaid meetodeid:

• määrata vastutusalad;
• luua reklamatsioonide käsitlemise ja jälgitavuse protseduur.

1. ettevõtte kõikide protsesside visualiseerimine modelleerimistarkvara Bizagi Modeler abil ISO 9001:2015 kvaliteedijuhtimissüsteemi sertifikaadi taotlemise jaoks: lõputöö autor visualiseeris kogutud andmete põhjal protsessid skeemideks modelleerimistarkvara Bizagi Modeler abil ning kooskõlastas seejärel visualiseeritud skeemide vastavuse tegelikele tegevustele protsessi omanikega. Lõputöö raames valmis ettevõtte jaoks kokku 23 protsessiskeemi, millest 10 on põhiprotsesside skeemid ja 13 on tugiprotsesside skeemid (Lisa 1).

Kasvule orienteeritud ettevõtte edukuse tagab kvaliteetne toodang, mis saavutatakse väljatöötatud kvaliteediohje protsesside tulemusena. Väljatöötatud kvaliteediohje protsessid võimaldavad ettevõttel tagada, et pakutavad tooted ja teenused vastavad klientide poolt etteantud nõuetele juhul, kui ettevõtte kõik töötajad jälgivad järjepidevalt väljatöötatud protsesside kriteeriumeid ja lähtuvad nendest oma igapäevatöös. Tänu kvaliteediohje protsesside väljatöötamisele ja kõikidele kaardistatud protsessidele on ettevõte lähemal ISO 9001:2015 kvaliteedijuhtimissüsteemi sertifitseerimisele. ISO 9001:2015 kvaliteedijuhtimissüsteemi sertifikaadi omamine tõendab nii olemasolevatele kui ka uutele potentsiaalsetele püsiklientidele, et Irontec OÜ on usaldusväärne tarnija, kes rakendab oma igapäevatöös väljatöötatud süsteeme ja protsesse ning teeb kõik endast oleneva, et süsteeme ja protsesse järjepidevalt parendada.

The main goal of the following graduation thesis Development of Quality Processes on the Example of the Company Irontec Ltd is to identify the processes with the biggest bottlenecks in the company on the basis of the mapped data and then to develop these processes. The aim supporting the thesis is to map all the processes in the company for the creation of the ISO 9001:2015 quality management system in order to achieve the certification of the ISO 9001:2015 quality management system in the company.

The author resolved the thesis goals as following:

1. Mapping of existing processes in the company: The author of the thesis collected the data necessary for mapping the processes using a qualitative research method. In order to collect data, the author carried out public observations of processes in the company during working hours and at the workplace and, if necessary, asked the participants in the processes more detailed questions during the observations. The author then interviewed the employees responsible for performance of the processes. In order to collect the data necessary for mapping all the processes in the company, the author interviewed 7 employees. The author received the data necessary for mapping the quality control processes by interviewing 2 employees. To simplify the interviews, the author prepared a questionnaire with open-ended questions which supported the faster course of the interview and created a lively conversation. As the processes in the company have a relatively simple and understandable structure, it did not take much time to gather the information needed to map the processes.
2. Development of quality control processes: As a result of the analysis of the requirements of the ISO 9001:2015 quality management system and the actual situation mapped in the company, the author developed and compiled process diagrams for the processes related to quality control.

• in order to ensure the performance of the received material, and the production quality control process (Annex 12), it was necessary to apply the following methods:

• assign responsibilities;
• to set up a system for comparing the conformity of material and production entering the warehouse with documentation related to the same material and production;
• set up a document management system for the procedure;
• complement the quality control procedure for the incoming material and production;
• establish a procedure for handling complaints to suppliers.

• in order to ensure the performance of the batch production quality control process (Annex 14), it was necessary to apply the following methods:

• introduce the condition that, in case of repetitive work, the frequency of component inspections must be indicated on the set-up card;
• create a checklist that proves that the finished batch has been inspected and meets the specification given by the customer.

• in order to ensure the efficiency of the customer complaint handling process (Annex 16), it was necessary to apply the following methods:

• assign responsibilities;
• establish a complaint handling and traceability procedure.

1. Visualization of all processes of the company using the modeling software Bizagi Modeler for applying for the ISO 9001:2015 quality management system certificate: Based on the collected data, the author visualized the processes into schemes using the modeling software Bizagi Modeler and then coordinated the correspondence of the visualized schemes to the actual activities with the process owners. Within the framework of the graduation thesis, a total of 23 process schemes were completed for the company, of which 10 are basic process schemes and 13 are support process schemes (Annex 1).

The success of a growth-oriented company is ensured by high-quality production, which is achieved as a result of developed quality control processes. The developed quality control processes enable the company to ensure that offered products and services meet the requirements set by the customers if all employees of the company consistently follow the criteria of the developed processes and follow them in their daily work. Thanks to the development of quality control processes and all mapped processes, the company is closer the certification of the ISO 9001: 2015 quality management system. If the company has an ISO 9001: 2015 quality management system certificate, it proves to both existing and new potential regular customers that Irontec Ltd is a reliable supplier that implements the systems and processes developed in its daily work and does its best to continuously improve the systems and processes.